Artículo 7 Creación del sistema de información

1. Para cumplir sus funciones, Europol creará y gestionará un sistema de información informatizado. Los Estados miembros, representados por las unidades nacionales y los funcionarios de enlace, suministrarán datos directamente a dicho sistema observando su legislación nacional, y Europol suministrará los datos facilitados por Estados e instancias terceros y los datos resultantes del análisis; el sistema de información será accesible para consulta directa por parte de las unidades nacionales, los funcionarios de enlace, el director, los directores adjuntos, y los agentes de Europol debidamente habilitados.

Por lo que respecta a las personas mencionadas en el punto 2 del apartado 1 del artículo 8, las unidades nacionales sólo tendrán acceso directo al sistema de información para consultar los datos de identidad enumerados en el apartado 2 del artículo 8. Podrán acceder a la totalidad de los datos, previa petición y por mediación de los funcionarios de enlace, cuando lo necesiten para una investigación determinada.

2. Europol:

• 1) Tendrá por competencia velar por que se respeten las disposiciones en materia de cooperación y de gestión del sistema de información.
• 2) Será responsable del buen funcionamiento del sistema de información desde los puntos de vista técnico y operativo. Europol tomará en particular todas las medidas necesarias para garantizar la correcta aplicación de las medidas a que se refieren los artículos 21 y 25 por lo que respecta al sistema de información.

3. En los Estados miembros, será responsable de la comunicación con el sistema de información la unidad nacional. Dicha unidad será responsable, en particular, de las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 25 en relación con las instalaciones de tratamiento de datos situadas en el territorio del Estado miembro de que se trate, del control mencionado en el artículo 21 y, en la medida en que lo impongan las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas y los procedimientos aplicables en dicho Estado miembro, de la correcta ejecución del presente Convenio en cualesquiera otras materias.

Artículo 8 Contenido del sistema de información

1. En el sistema de información sólo se podrán almacenar, modificar y utilizar los datos necesarios para el cumplimiento de las funciones de Europol, con excepción de los datos sobre delitos conexos de conformidad con el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 2. Estos datos se referirán a:

• 1) Las personas que sean sospechosas, de acuerdo con el Derecho nacional del Estado miembro de que se trate, de haber cometido o de haber participado en un delito que sea competencia de Europol con arreglo al artículo 2, o que hayan sido condenadas por tal delito.
• 2) Las personas respecto de las cuales existan hechos graves que justifiquen, de acuerdo con el Derecho nacional, la presunción de que cometerán delitos que son competencia de Europol con arreglo al artículo 2.

2. Los datos relativos a las personas mencionadas en el apartado 1 sólo podrán incluir los elementos siguientes:

• 1) Apellido, apellido de soltera, nombre y, en su caso, alias o nombres utilizados.
• 2) Fecha y lugar de nacimiento.
• 3) Nacionalidad.
• 4) Sexo.
• 5) En la medida en que sea necesario, otras características útiles para su identificación, en particular rasgos físicos específicos, objetivos y permanentes.

3. Además de los datos indicados en el apartado 2 y la mención de Europol o de la unidad nacional que los haya suministrado, podrán almacenarse, modificarse y utilizar en el sistema de información las siguientes indicaciones adicionales con respecto a las personas a que se refiere el apartado 1:

• 1) Delitos, hechos imputados, fecha y lugar de comisión.
• 2) Medios utilizados o que puedan serlo.
• 3) Servicios responsables del expediente y número de referencia de éste.
• 4) Sospecha de pertenencia a una organización delictiva.
• 5) Condenas, siempre que se refieran a delitos que sean competencia de Europol con arreglo al artículo 2.

Estos datos también podrán ser introducidos cuando aun no se refieran a ninguna persona. Cuando sea Europol quien introduzca los datos, añadirá al número de referencia del expediente una indicación que señale si los datos fueron transmitidos por terceros o si son el resultado de análisis realizados por Europol.

4. La información complementaria relativa a las categorías de personas a que hace referencia el apartado 1 que obre en poder de Europol y de las unidades nacionales podrá ser comunicada a cualquier unidad nacional y a Europol a instancia de éstas. En el caso de las unidades nacionales, tal comunicación se hará dentro del respeto del Derecho nacional.

Cuando dicha información complementaria se refiere a uno o varios delitos conexos, según se definen en el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 2, el dato almacenado en el sistema de información se acompañará de una indicación destinada a señalar la existencia de delitos conexos, con el fin de que las unidades nacionales y Europol puedan intercambiar la información relativa a dichos delitos.

5. En caso de que la causa contra el interesado se archive definitivamente o se pronuncie una resolución absolutoria de dicho interesado, deberán suprimirse los datos a los que se refiera dicha resolución.

Artículo 9 Derecho de acceso al sistema de información

1. Las unidades nacionales, los funcionarios de enlace, el director, los directores adjuntos y los agentes de Europol debidamente habilitados tendrán el derecho de introducir directamente datos en el sistema de información y a extraerlos del mismo. La consulta de los datos se autorizará en la medida en que sea necesaria para el cumplimiento de un cometido concreto y se regirá por las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas, así como por los procedimientos de la unidad que efectúe la consulta, a no ser que el presente Convenio contenga otras disposiciones al respecto.

Frase inicial del número 1 del artículo 9 redactada por letra a) del número 5) del artículo 1 del Protocolo establecido sobre la base del apartado 1 del artículo 43 del Convenio por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol) por el que se modifica el mencionado Convenio («D.O.U.E.C.» 6 enero 2004).Vigencia: 18 abril 2007

2. La unidad introductora será la única autorizada para modificar, rectificar o suprimir los datos que haya introducido. Si una unidad dispone de indicios que permitan presumir que un dato de los mencionados en el apartado 2 del artículo 8 contiene errores, o si desea completar tales datos, informará de ello inmediatamente a la unidad introductora, la cual deberá comprobar la comunicación sin demora y, en caso necesario, modificar, completar, rectificar o suprimir el dato inmediatamente. De haberse almacenado con respecto a una persona datos de los mencionados en el apartado 3 del artículo 8, cualquier unidad podrá completarlos introduciendo otros datos de los mencionados en el apartado 3 del artículo 8. Si hay contradicciones manifiestas entre estos datos, las unidades de que se trate deberán ponerse de acuerdo. Si una unidad tiene intención de suprimir la totalidad de los datos mencionados en el apartado 2 del artículo 8 introducidos por ella con respecto a una persona y si existen datos de los mencionados en el apartado 3 del artículo 8 referidos a la misma persona introducidos por otras unidades, la responsabilidad en materia de protección de los datos con arreglo al apartado 1 del artículo 15 y el derecho a modificarlos, completarlos, rectificarlos y suprimirlos con arreglo al apartado 2 del artículo 8 se transferirá a la unidad siguiente que haya introducido datos de los mencionados en el apartado 3 del artículo 8 en relación con la misma persona. La unidad que tenga intención de suprimir los datos informará de ello a la unidad a la que corresponda la responsabilidad en materia de protección de datos.

3. La responsabilidad de la licitud de la consulta, la introducción o la modificación de datos del sistema de información recaerá en la unidad que realice dicha consulta, introducción o modificación; dicha unidad deberá ser identificable. La transmisión de información entre las unidades nacionales y las autoridades competentes de los Estados miembros se regirá por el Derecho nacional.

4. Además de las unidades nacionales y de las personas a que hace referencia el apartado 1, los servicios competentes designados a tal efecto por los Estados miembros podrán consultar también el sistema de información de Europol. No obstante, el resultado de la consulta indicará únicamente si el dato solicitado se encuentra en el sistema de información de Europol. Podrá conseguirse más información a través de la unidad nacional de Europol.

La información relativa a los servicios competentes designados, así como ulteriores modificaciones de la misma, se transmitirá a la Secretaría General del Consejo, que la publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Número 4 del artículo 9 introducido por letra b) del número 5) del artículo 1 del Protocolo establecido sobre la base del apartado 1 del artículo 43 del Convenio por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol) por el que se modifica el mencionado Convenio («D.O.U.E.C.» 6 enero 2004).Vigencia: 18 abril 2007