Sumario

O.M. TAS/3694/2006, 23 noviembre, derogada conforme establece la disposición derogatoria única del R.D. 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos («B.O.E.» 4 junio), el 5 de junio de 2011.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español supuso un punto de partida en la regulación del Patrimonio Documental, entendiendo como tal los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.

Para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, la misma norma prevé, en su artículo 58, la existencia de una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, así como la posible constitución de comisiones calificadoras en los organismos públicos que se determine.

La composición, funcionamiento y competencias de la citada Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos fueron regulados por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero. Esta norma ha sido modificada por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, en cuya disposición transitoria única se prevé que en todos los departamentos ministeriales se creará una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos. Asimismo, respecto de los organismos públicos se establece la posibilidad de creación de una comisión distinta de la del departamento ministerial del que dependen cuando su gestión documental lo aconseje.

Por lo que se refiere al Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, Departamento al que está adscrito el Servicio Público de Empleo Estatal, su Comisión Calificadora de Documentos Administrativos se crea mediante la Orden TAS/23/2006, de 10 de enero. Esta norma prevé en el punto 3 de su apartado primero la posibilidad de que, mediante Orden Ministerial, se constituyan Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos en los diferentes Organismos públicos adscritos al citado Departamento cuando el volumen de gestión documental que tenga lugar en los mismos así lo aconseje, previo informe favorable de su propia Comisión.

Por todo lo anterior, en atención al ingente volumen de documentos administrativos que actualmente se generan en el Servicio Público de Empleo Estatal y haciendo uso de la citada previsión normativa, se hace aconsejable la creación en este Organismo de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

En su virtud, previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas e informe favorable de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, dispongo:

Primero. Creación y adscripción.

1. Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante la Comisión), que tiene como finalidad garantizar la protección del patrimonio documental de este organismo, en particular, mediante el control de acceso y utilización de documentos y su calificación, y controlar la eliminación de los documentos y su previa inutilidad administrativa, así como la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

2. La Comisión se adscribe a la Subdirección General de Gestión de Recursos del Servicio Público de Empleo Estatal.

Segundo. Composición.

1. La Comisión tendrá la siguiente composición:

Presidente: El titular de la Dirección General del Servicio Público de Empleo Estatal.

Vicepresidente: El titular de la Subdirección General de Gestión de Recursos del Servicio Público de Empleo Estatal.

Vocales:

• a) Los restantes titulares de las Subdirecciones Generales del Servicio Público de Empleo Estatal, que podrán ser sustituidos por los correspondientes titulares de las Subdirecciones Generales Adjuntas.
• b) El titular de la Jefatura de la Inspección de Servicios del Servicio Público de Empleo Estatal, que podrá ser sustituido por un Jefe de Grupo de la propia Inspección de Servicios.
• c) Hasta dos titulares de Direcciones Provinciales del Servicio Público de Empleo Estatal, designados por el Director General.

Secretario: El Titular de la Subdirección General Adjunta de Gestión de Recursos del Servicio Público de Empleo Estatal, con voz pero sin voto.

2. Podrán asistir a las sesiones de la Comisión, con voz pero sin voto, un representante de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y aquellos funcionarios cuya asistencia sea aconsejable por razón de las materias a tratar, que serán designados por la Comisión.

3. A iniciativa del Presidente se podrán crear grupos de trabajo, determinando su composición y funciones.

Tercero. Funciones.-

La Comisión ejercerá las siguientes funciones:

• a) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación, utilización, tratamiento y custodia de los diferentes documentos administrativos generados o depositados en el Servicio Público de Empleo Estatal, sin perjuicio de las competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y previa coordinación con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
• b) Impulsar la automatización de los diferentes archivos del Organismo y velar por la forma de uso, consecución y conservación de documentos administrativos en soportes distintos al original.
• c) Proponer los criterios y plazos para la transferencia de la documentación producida en el Servicio Público de Empleo Estatal o en sus Direcciones Provinciales al Archivo Central del Organismo, al Archivo Central del Ministerio o, en su caso, al Archivo General de la Administración.
• d) Acordar, a iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos o series documentales concernidos, la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5.1.d) del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, en la redacción dada por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
• e) Proponer el régimen de acceso y utilización de los documentos y series documentales en cada uno de los diferentes ámbitos competenciales del Organismo, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
• f) Velar por la correcta aplicación de los informes emitidos por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en relación con el acceso y utilización de los documentos y series documentales y los plazos de permanencia de los mismos.
• g) Elevar sus propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, así como informarle de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en su ámbito.
• h) Asumir las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre materia de su competencia que le sea sometido por su Presidente.

Cuarto. Constitución y sesiones.-

La Comisión deberá quedar formalmente constituida en el plazo de quince días desde la entrada en vigor de la presente Orden, y se reunirá, al menos, dos veces al año, y cuantas veces sean necesarias para el desempeño de su cometido.

Quinto. Gasto público.-

La constitución y el funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios materiales y humanos de que dispone el Servicio Público de Empleo Estatal, sin que, en ningún caso, suponga incremento de gasto público. Sus miembros no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las que le pudieran corresponder por aplicación de la normativa vigente en materia de indemnizaciones por razón de servicio.

Sexto. Régimen de funcionamiento.-

En lo no previsto en esta Orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a las previsiones del Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Séptimo. Entrada en vigor.-

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».