Sumario

O.M. APU/720/2005, 10 marzo, derogada por la disposición derogatoria única de la Orden TER/650/2010, de 4 de marzo, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Política Territorial. («B.O.E.» 17 marzo) el 18 de marzo de 2010.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 58, atribuyó el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerían por vía reglamentaria. Asimismo dispuso que podrían constituirse comisiones calificadoras en los organismos públicos que así se determinase.

El mencionado artículo fue desarrollado por Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Dicho Real Decreto fue a su vez modificado por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, cuya disposición transitoria única prevé la creación, mediante Orden Ministerial, de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para cada uno de los Departamentos Ministeriales.

En cumplimiento de dicha normativa, el Ministerio de Administraciones Públicas, mediante la Orden APU/2943/2003, de 15 de octubre, creó la correspondiente Comisión para el ámbito de su Departamento y de los Organismos Públicos dependientes del mismo.

Sin embargo, la publicación del Real Decreto 1320/2004, de 28 de mayo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Administraciones Públicas, hace necesario adecuar la composición de determinadas Comisiones ministeriales a los nuevos órganos creados por el mismo.

En concreto, corresponde modificar la composición de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para adaptarla a los cambios organizativos del Departamento, así como algunos aspectos relativos a su funcionamiento y funciones, para asegurar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos encomendados a dicha Comisión.

En todo caso, se trata de un órgano colegiado de carácter ministerial, por lo que, en aplicación del artículo 40 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, la modificación de su regulación deberá efectuarse mediante Orden del Ministerio de Administraciones Públicas.

En virtud de lo expuesto, y en el ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 12 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, dispongo:

Primero. Adscripción.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones Públicas es el órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus Organismos Públicos, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 18/1985, de 25 de junio, reguladora del Patrimonio Histórico Español y del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

2. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones Públicas se adscribe a la Secretaría General Técnica del Departamento.

3. En coordinación con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Departamento y previo informe favorable del Pleno de la misma, también podrán crearse mediante Orden Ministerial Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos en los Organismos Públicos vinculados o dependientes del Departamento, cuando el volumen de la gestión documental que corresponda a los mismos así lo aconseje.

Segundo. Composición.-

La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos tendrá la siguiente composición:

Presidente: El Secretario General Técnico.

Vicepresidente: El Subdirector General de Estudios, Documentación y Publicaciones.

Vocales: Todos ellos con rango de Subdirector General o asimilado y designados por el titular del respectivo órgano u organismo:

• a) Un representante del Gabinete del Ministro.
• b) Un representante de la Secretaría de Estado de Cooperación Territorial.
• c) Un representante de la Subsecretaría de Administraciones Públicas.
• d) Un representante de la Secretaría General para la Administración Pública.
• e) Un representante de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado.
• f) Un representante del Instituto Nacional de Administración Pública.

Secretario: El Jefe de Área de Archivo, de la Subdirección General de Estudios, Documentación y Publicaciones, con voz y voto.

Tercero. Funciones.-

Son funciones de la Comisión las siguientes:

• 1. Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos Públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo central del Departamento, o de sus Organismos Públicos, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.
• 2. Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, y elevar las propuestas de eliminación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y a los efectos previstos en él.
• 3. Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y de sus Organismos Públicos.
• 4. Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a los documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio y sus Organismos Públicos.
• 5. Proponer criterios sobre el tratamiento y custodia de los documentos administrativos en su ámbito de actuación.
• 6. Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en su ámbito de actuación.
• 7. Estudiar e informar los programas, disposiciones y actuaciones del Departamento en materia de archivos, así como impulsar y participar en las actuaciones de informatización de los mismos.
• 8. Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualesquiera otras relativas al estudio, dictamen y propuesta de aquellas actividades relativas a la calificación, utilización, conservación, acceso, archivo y eliminación de los documentos generados, reunidos o conservados en el Ministerio y sus Organismos Públicos.

Cuarto. Funcionamiento de la Comisión.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos podrá actuar en Pleno o en Comisión Ejecutiva.

2. El Pleno se reunirá, al menos, una vez a año, previa convocatoria de su Presidente, y cuantas otras veces sea convocado por el mismo.

3. La Comisión Ejecutiva estará presidida por el Subdirector General de Estudios, Documentación y Publicaciones, e integrada por un máximo de tres Vocales elegidos por el Pleno entre sus miembros, actuando como Secretario el Jefe de Área de Archivo, de la Subdirección General de Estudios, Documentación y Publicaciones, con voz y voto.

4. La Comisión Ejecutiva se reunirá, al menos, dos veces al año y cuantas otras veces sea convocada por su Presidente en atención a las necesidades de gestión documental, y ejercerá las funciones que el Pleno acuerde encomendarle.

5. A iniciativa de su Presidente, el Pleno podrá crear cuantos grupos de trabajo sean precisos para el cumplimiento de sus respectivos objetivos, determinando en tales casos su composición y funciones. Los integrantes de estos grupos de trabajo no tendrán que ser necesariamente miembros del Pleno.

6. La Comisión podrá convocar a las reuniones del Pleno o de la Comisión Ejecutiva a representantes de aquellos órganos u organismos cuya documentación vaya a ser examinada en cada caso concreto, los cuales tendrán voz, pero no voto, en las respectivas reuniones en las que participen.

7. Asimismo, la Comisión podrá solicitar el asesoramiento de los archiveros y otros técnicos del Ministerio o de sus Organismos Públicos cuya aportación se entienda de interés en función de la índole y características de la documentación que se vaya a examinar.

Quinto. Régimen jurídico.-

El régimen jurídico y actuación de la Comisión se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el capítulo IV del Título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

Sexto. Gasto público.-

El funcionamiento de esta Comisión no supondrá incremento del gasto público y sus miembros no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las que pudieran corresponder por aplicación de la normativa vigente en materia de indemnizaciones por razón del servicio.

Séptimo. Derogación normativa.-

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo previsto en esta Orden, y en particular la Orden APU/2943/2003, de 15 de octubre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones Públicas y de sus Organismos Autónomos.

Octavo. Entrada en vigor.-

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.