Real Decreto 1816/2009, de 27 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los Archivos Judiciales Militares

Artículo 1 Objeto y finalidad

Este Reglamento tiene por objeto la regulación de la organización y procedimientos de gestión, protección y consulta de los archivos judiciales militares, con la finalidad de implantar un sistema eficaz de gestión de archivos para mejorar el funcionamiento de la Justicia Militar y garantizar el acceso a la documentación generada por ella, con las limitaciones impuestas por la ley.

Artículo 2 Definición de documento judicial militar

Se entiende por documento judicial militar toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, generada por la actividad procesal de los órganos de la Jurisdicción Militar o que hayan sido aportadas por las partes o los terceros al proceso.

Artículo 3 Ámbito de aplicación

1. Las disposiciones de este Reglamento se aplicarán a todos los documentos existentes en los distintos órganos judiciales militares que estén integrados en cualquier tipo de procedimiento que se sustancien en ellos.

2. Quedan incluidos en el ámbito de aplicación de este Reglamento, los libros de sentencias, de sobreseimientos definitivos y de reparto y turno de los Decanatos, así como los de registro de entrada y salida de documentos.

3. Queda excluida del ámbito de aplicación de este Reglamento, la documentación auxiliar, no integrada en procedimientos judiciales, utilizada o generada por los órganos judiciales militares.

Artículo 4 Definición de archivos judiciales militares

Son archivos judiciales militares los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, al servicio de su utilización para la administración de justicia, la investigación, la cultura o la información, reunidos en el ejercicio de sus actividades por alguno de los siguientes órganos:

• a) El Tribunal Militar Central.
• b) Los Tribunales Militares Territoriales.
• c) Los Juzgados Togados Militares Centrales.
• d) Los Juzgados Togados Militares Territoriales.

Artículo 5 Tecnologías de la información y las comunicaciones

1. Los Archivos Judiciales Militares serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas que deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente.

2. Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de documentación.

Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismo de reproducción.

Artículo 6 Clases de archivos

Existirán tres clases de archivos judiciales militares:

• a) Archivos Judiciales Militares de Gestión.
• b) Archivos Judiciales Militares Territoriales.
• c) Archivo Judicial Militar Central.

Artículo 7 Archivos Judiciales Militares de Gestión

1. En las oficinas judiciales de cada uno de los órganos judiciales militares existirá un Archivo Judicial Militar de Gestión, en el que se clasificarán y custodiarán los documentos judiciales militares correspondientes a cada procedimiento que se encuentre en tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada.

2. Transcurridos cinco años desde la incoación de los procedimientos, aquellos asuntos que no estuvieren pendientes de actuación procesal alguna, serán remitidos al correspondiente Archivo Judicial Militar Territorial o Archivo Judicial Militar Central para su conservación y custodia.

3. Los procedimientos que se encuentren completamente concluidos por haber sido enteramente ejecutada, en su caso, la sentencia o cualquier otra resolución que le puso fin, serán remitidos al Archivo Judicial Militar Territorial o Archivo Judicial Militar Central transcurrido un año desde la última actuación procesal practicada, para su conservación y custodia.

4. Corresponde al responsable del Archivo Judicial Militar de Gestión donde se hallasen los documentos judiciales la remisión de los documentos anteriores citados.

Artículo 8 Ordenación, custodia y conservación de los Archivos Judiciales Militares de Gestión

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 383 de la Ley Orgánica 2/1989, de 13 de abril, Procesal Militar y artículo 76.5 de la Ley Orgánica 4/1987, de 15 de julio, de la Competencia y Organización de la Jurisdicción Militar, corresponderá a los Secretarios Relatores de los órganos judiciales militares, ya bien directamente o por personal al servicio de la Secretaría, llevar al corriente los libros del archivo, efectuar las anotaciones correspondientes, formar los legajos debidamente numerados para su identificación y proceder a la custodia y conservación de los documentos, bajo la inspección y control del Auditor Presidente del Tribunal o del Juez Togado Militar.

2. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero o encargado del tratamiento que corresponda, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 9 Acceso a la documentación de los Archivos Judiciales Militares de Gestión

1. Quienes hubiesen sido parte en los procedimientos judiciales militares o sean titulares de un interés legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos Judiciales Militares de Gestión mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente previstas, salvo que tengan carácter reservado o estén clasificados conforme a la Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales, en cuyo caso se regirán por su legislación específica.

2. Corresponde al Secretario Relator del órgano judicial militar correspondiente, facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos, en la forma y con los requisitos establecidos en los artículos 2 y 5 de la sección 1.ª, capítulo I del título I del Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones procesales.

3. El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archivo Judicial Militar de Gestión, sólo podrá ser denegado en los supuestos en que así lo prevea una ley.

4. Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos por los artículos 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso.

5. Las denegaciones de acceso a una determinada documentación, practicadas por los Secretarios Relatores de los Órganos Judiciales Militares, serán revisables por el Juez Togado o Auditor Presidente del Tribunal Militar Territorial o del Tribunal Militar Central a petición del interesado, que lo deberá solicitar en el plazo de tres días desde la correspondiente notificación. Si transcurridos dos días desde la solicitud, no hubiere recaído acuerdo expreso del Secretario Relator, ni se hubiese expedido el testimonio o certificación solicitados, ni realizado tampoco la exhibición de que se trate, se entenderá que la petición ha sido denegada y, en consecuencia, el interesado podrá ejercitar ante el Juez Togado o Auditor Presidente el derecho de revisión mencionado anteriormente. Contra el acuerdo del Juez Togado o Auditor Presidente se podrán interponer los recursos establecidos en el Acuerdo de 26 de julio de 2000, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba el Reglamento 1/2000, de los Órganos de Gobierno de los Tribunales.

Lo dispuesto en el párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de lo establecido en el artículo 18.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

6. En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 57.1.c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultadas sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, 50 años a partir de la actuación que ponga fin al procedimiento.

Artículo 10 Archivos Judiciales Militares Territoriales

1. Dependiente del Presidente de cada Tribunal Militar Territorial existirá un Archivo Judicial Militar Territorial que gestionará los fondos documentales de su competencia con independencia de donde estén geográficamente ubicados.

2. En los distintos Archivos Judiciales Militares Territoriales se ordenará la documentación transferida por los Archivos Judiciales Militares de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y localización, debiendo permanecer en aquellos hasta que la respectiva Comisión Calificadora Territorial de Archivos Judiciales Militares dictamine sobre su destrucción o transferencia a un archivo histórico militar.

Artículo 11 Ordenación, custodia y conservación de los Archivos Judiciales Militares Territoriales

1. El Secretario Relator de cada Tribunal Militar Territorial es el encargado de coordinar la ordenación, custodia y conservación del Archivo o Archivos Judiciales Militares Territoriales que de él dependan conforme a la disposición adicional segunda, para cuya función contará con la asistencia del personal que se determine y el apoyo de la correspondiente Subdelegación de Defensa, previa petición, en los casos en los que el Archivo se encuentre ubicado en la sede de una Subdelegación de Defensa de provincia distinta a la del Tribunal Militar Territorial correspondiente.

2. En el caso de que existan fondos documentales de un Archivo Judicial Militar Territorial en provincia distinta de aquella en que tiene su sede el Tribunal Militar Territorial, el Secretario Relator de éste podrá delegar las funciones de ordenación, custodia y conservación en el Secretario Relator del órgano judicial militar más próximo a aquel archivo, sin perjuicio del cumplimiento de los criterios de coordinación que estime oportunos.

Artículo 12 Archivo Judicial Militar Central

1. Existirá un Archivo Judicial Militar Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Militar Central y que agrupará toda la documentación judicial generada por éste último.

2. En el Archivo Judicial Militar Central se ordenará la documentación transferida por los Archivos Judiciales Militares de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y localización, debiendo permanecer en aquel hasta que la Comisión Calificadora Central de Archivos Judiciales Militares dictamine sobre su destrucción o transferencia a un archivo histórico militar.

Artículo 13 Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Militar Central

El Secretario Relator del Tribunal Militar Central será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Militar Central, para lo cual contará, en su caso, con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine.

Artículo 14 Acceso a la documentación de los Archivos Judiciales Militares Territoriales o Central

1. La documentación conservada en los Archivos Judiciales Militares Territoriales y en el Central estará en todo momento a disposición del órgano judicial militar al que pertenezca.

2. El órgano judicial militar de donde proceda el documento, mediante solicitud de su Secretario Relator, podrá requerir del Archivo Judicial Militar Territorial o Central que le sea facilitado su original, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier información que considere necesaria. Si se facilitasen originales de documentos, éstos habrán de ser devueltos al Archivo Judicial Militar Territorial o Central en cuanto desaparezca la causa que motivó la petición.

3. Las condiciones de acceso a la documentación de los Archivos Judiciales Militares Territoriales o Central serán las establecidas en el artículo 9 de este Reglamento.

4. Contra las resoluciones denegatorias del acceso a la documentación, dictadas por los Secretarios Relatores de los Tribunales Militares Territoriales o Central, cabrá interponer recurso ante el Presidente del Tribunal Militar Territorial o del Tribunal Militar Central, contra cuya resolución no cabrá ulterior recurso.

Artículo 15 Transferencia de documentos judiciales militares

1. La transferencia de los documentos judiciales de un Archivo Judicial Militar de Gestión al correspondiente Archivo Judicial Militar Territorial o Archivo Judicial Militar Central, se formalizará periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cada archivo, e irá acompañada necesariamente de una relación de los procedimientos o actuaciones judiciales comprendidos en dicha transferencia y que se adaptará al modelo normalizado que se prevé en el artículo 26 del Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares.

2. De la relación que se remita, y que podrá realizarse mediante los correspondientes programas o aplicaciones informáticas, deberá el Secretario Relator encargado del Archivo Judicial Militar de Gestión, guardar copia de aquella con expresión de la fecha de envío al Archivo Judicial Militar Territorial o Central y la acreditación de su recepción.

3. La relación comprenderá la totalidad de los procedimientos judiciales militares o actuaciones procesales cuya documentación se transfiere y hará referencia como mínimo al proceso o actuación judicial al que corresponden, al Órgano Judicial Militar del que dimanan, la naturaleza del proceso o actuación procesal, su número y año, las partes intervinientes, una sucinta referencia a su objeto, el número de rollos que componen el procedimiento y de piezas separadas y fecha en que se produjo la terminación o la paralización de las actuaciones procesales.

4. Quienes tengan atribuida la responsabilidad del control y custodia de los Archivos Judiciales Militares Territoriales y del Archivo Judicial Militar Central deberán ajustarse, en materia de transferencia y tratamiento de la información, a todas las limitaciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, así como en la Ley 9/1968, de 5 de abril, conforme a lo previsto en los artículos 8 y 13 de este Reglamento.

En lo demás, la relación entre los órganos a los que corresponda la llevanza de los Archivos Judiciales de Gestión y los Archivos Judiciales Territoriales y Central en lo que se refiere al tratamiento de datos de carácter personal, se regirá por lo establecido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, si bien no será necesaria la existencia de contrato escrito.

5. Cada Archivo Judicial Militar Territorial y el Archivo Judicial Militar Central deberá llevar un registro general de altas de documentos que, sin perjuicio de las especialidades de la organización de la justicia militar, se estructurará de acuerdo con los principios establecidos en el artículo 27 del Reglamento de Archivos Militares.

Artículo 16 Valoración de documentos de los Archivos Judiciales Militares Territoriales y Central

1. En los Archivos Judiciales Militares Territoriales y en el Central, se pondrán en marcha los correspondientes trabajos archivísticos tendentes a valorar las series de documentos presentes en los mismos. A estos efectos se crearán unas Comisiones Calificadoras Territoriales de Archivos Judiciales Militares así como una Comisión Calificadora Central de Archivos Judiciales Militares que serán presididas por el Presidente del Tribunal Militar Territorial respectivo o por el Presidente del Tribunal Militar Central y compuestas por los siguientes vocales:

• a) El Fiscal Jurídico Militar del correspondiente Tribunal Militar Territorial o del Central.
• b) Un técnico superior especialista en archivos designado por el órgano del Ministerio de Defensa competente en materia de patrimonio histórico.
• c) El Secretario Relator del Tribunal Militar Territorial o Central, responsable del archivo, que tendrá también el carácter de Secretario de la Comisión.

2. La función de evaluación de las Comisiones Calificadoras Territoriales o de la Comisión Calificadora Central de Archivos Judiciales Militares, que deberán reunirse como mínimo una vez al año, se realizará en dos fases. En una primera decidiendo sobre la devolución de los documentos aportados por los interesados en el proceso y, en una segunda, remitiendo propuestas sobre su eliminación o transferencia al correspondiente archivo histórico militar.

3. Las Comisiones Calificadoras tratarán la información contenida en la documentación judicial remitida a las mismas exclusivamente con las finalidades a las que se refiere el apartado anterior y de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

Artículo 17 Devolución de los documentos aportados a los procedimientos

1. Los responsables de los Archivos Judiciales Militares de Gestión remitirán al Secretario de la Comisión Calificadora Territorial o Central, una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya terminado de manera definitiva la ejecución o en los que se hubiera dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad. Dicha relación se remitirá anualmente y se realizará conforme a los requisitos exigidos en el artículo 14 de este Reglamento.

2. El Presidente de la Comisión Calificadora Territorial o Central de Archivos Judiciales Militares, acordará la publicación de tales relaciones de procedimientos judiciales militares en el «Boletín Oficial del Estado» o diarios oficiales de las comunidades autónomas, según el ámbito territorial del órgano judicial militar, y una referencia de aquélla en un diario de los de mayor difusión en el ámbito autonómico al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados al proceso. En la publicación del anuncio se omitirá la reseña del objeto del proceso y la identificación de las partes.

3. Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actuaciones plantearán su solicitud, por escrito, directamente o a través de representante con poder, dentro del plazo previsto en el párrafo anterior, ante el Presidente del Tribunal Militar respectivo en cuanto Presidente de la Comisión Calificadora Territorial o Central de Archivos Judiciales Militares. Los acuerdos adoptados, en lo que se refiere a la devolución de documentos, se reflejarán en el acta correspondiente, y pondrá fin a la vía administrativa.

4. Transcurrido el plazo previsto en este artículo sin que los interesados hubiesen promovido su devolución, se les tendrá por decaídos en su derecho a recuperar los documentos aportados.

Artículo 18 Propuestas de eliminación o transferencia a un archivo histórico militar

1. Transcurrido un plazo de veinticinco años desde el ingreso de un determinado conjunto documental en un Archivo Judicial Militar Territorial o en el Archivo Judicial Militar Central, las Comisiones Calificadoras Territoriales o Central, emitirán una propuesta bien de eliminación de documentos, bien de su transferencia de la gestión al correspondiente archivo histórico militar, que será remitida, a través del Presidente del Tribunal Militar Central a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para dictamen. La citada propuesta deberá adaptarse a lo previsto en el artículo 43 del Reglamento de Archivos Militares.

2. Cuando la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa delibere sobre la calificación de documentos judiciales militares, en su composición prevista en la Orden del Ministerio de la Presidencia 447/2003, de 27 de febrero, serán incluidos un Vocal Togado del Tribunal Militar Central y un Presidente de un Tribunal Militar Territorial, designados por el Presidente del Tribunal Militar Central.

3. Tras el dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, previsto en el artículo 11.a) del Reglamento de Archivos Militares, el expediente será remitido al Subsecretario de Defensa cuya resolución definitiva será publicada en el «Boletín Oficial del Estado», dando traslado de la misma al archivo judicial militar correspondiente.

4. Si la propuesta de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa fuese de eliminación, será preceptivo el dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos regulada en el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

5. El procedimiento de eliminación se ajustará a lo dispuesto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte diferente al original y artículo 43. 4 del Reglamento de Archivos Militares.

Artículo 19 Transferencia a archivos históricos militares

1. El régimen de acceso, conservación y gestión de los documentos judiciales militares cuya gestión esté transferida al correspondiente archivo histórico militar, con independencia de donde estén geográficamente ubicados, será el regulado por el Reglamento de Archivos Militares. En todo caso, el acceso a la documentación judicial militar por parte de los Tribunales Militares será prioritaria, en el caso de que a estos les corresponda dictar alguna resolución en el procedimiento que requiera la utilización de fondos judiciales incorporados al patrimonio histórico.

2. En el caso de transferencia de la gestión de fondos documentales a un archivo histórico militar en los términos previstos en el artículo 18 de este Reglamento, los libros de registro originales deberán acompañar a la documentación transferida. Si por razones debidamente acreditada por el jefe del correspondiente archivo no se pudieran remitir los libros de registro originales, deberá acompañarse provisionalmente una copia autenticada de los mismos.