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Decreto 38/2012, de 16 de marzo, por el que se constituye el Archivo Central y se regula la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura.

Ficha:
  • Órgano CONSEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
  • Publicado en DOE núm. 57 de
  • Vigencia desde 22 de Abril de 2012.
Versiones/revisiones:

Sumario

El Estatuto de Autonomía, en su redacción dada por la Ley Orgánica 1/2011, de 28 de enero, recoge en su artículo 9.1 apartado 48 la competencia exclusiva en materia de archivos; como manifestación de esta competencia exclusiva, que ya se recogía en el anterior texto del Estatuto de Autonomía, se redactó la Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura que establece en su Título I, Capítulo I, la creación y composición del sistema archivístico de Extremadura, el cual está compuesto por los siguientes centros: el archivo de la Asamblea de Extremadura, los archivos de la Junta de Extremadura, los archivos de la Administración Local, los archivos de la Universidad Pública de Extremadura, los archivos públicos y privados que se integran de conformidad por el procedimiento reglamentariamente establecido.

En la sección primera, del Capítulo III, del Título II de la mencionada ley, se enumeran los centros de la Junta de Extremadura: el Archivo General de Extremadura, los Archivos Centrales, los Archivos de Gestión y los Archivos Históricos Provinciales.

Con relación a los Archivos Centrales, el apartado 2 del artículo 30 del texto legal dispone que «por razones de economía y eficacia los Archivos Centrales de las Consejerías se podrán agrupar en un solo edificio, compartiendo instalaciones, recursos y personal, cuya gestión quedará adscrita a la Consejería competente en materia de Patrimonio dado el carácter horizontal de la misma, sin perjuicio del sometimiento a las directrices técnicas del Archivo General y a las normas que se dicten para su desarrollo; así como, de la dependencia funcional de la Consejería competente en materia de archivos».

Siguiendo lo establecido en este artículo y con el objeto de poner en marcha el sistema archivístico de Extremadura se considera necesario, por razones de economía y eficacia, proceder a agrupar en un solo edificio los distintos Archivos Centrales de las Consejerías, constituyendo lo que se denominará el Archivo Central de la Junta de Extremadura. En este archivo se custodiarán los fondos correspondientes a la denominada fase de archivo central de las distintas consejerías, entes y organismos públicos con el fin de recoger, conservar, organizar y poner al servicio de la administración autonómica y de los administrados, la documentación generada por aquella hasta su transferencia al Archivo General de Extremadura.

La gestión del Archivo Central de la Junta de Extremadura quedará adscrita a la Consejería con competencias en materia de Patrimonio, sin perjuicio del sometimiento a las directrices técnicas del Archivo General y a las normas que se dicten para su desarrollo; así como de la dependencia funcional de la Consejería con competencias en materia de archivos.

Por otro lado, la Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental en su artículo 44 crea la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura, responsable de establecer los criterios de transferencias, acceso y conservación o eliminación de las series documentales generadas de la Junta de Extremadura. En el presente decreto se regula su composición, funcionamiento y funciones.

De esta forma, el presente decreto se estructura en dos capítulos: uno dedicado a recoger en cuatro artículos la agrupación, la gestión y dependencia, así como las funciones y la transferencia y permanencia de la documentación del Archivo Central, y el otro a la Comisión de Valoración, ambos de la Junta de Extremadura, abarcando su regulación, la composición, el funcionamiento y sus funciones. Finalmente contiene dos disposiciones adicionales, una disposición derogatoria y una disposición final.

En su virtud, a iniciativa y propuesta conjunta de la Consejería de Educación y Cultura y de la Consejería de Economía y Hacienda, habiéndose evacuado las consultas e informes exigidos, de acuerdo con el Consejo Consultivo y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 16 de marzo de 2012,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

Del Archivo Central de la Junta de Extremadura

Artículo 1 Constitución

1. Por el presente Decreto, se procede a agrupar en un solo edificio los distintos archivos centrales de las consejerías, constituyéndose lo que se denomina el Archivo Central de la Junta de Extremadura y se regula la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura, en virtud de lo establecido en el artículo 30 apartado 2 y 44 de la Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura.

2. El Archivo Central de la Junta de Extremadura se ubicará en las instalaciones existentes para la gestión del archivo central de la Consejería competente en materia de Patrimonio, en Mérida.

Artículo 2 Gestión y dependencia

1. La gestión del Archivo Central de la Junta de Extremadura quedará adscrita a la Consejería competente en materia de Patrimonio.

2. El Archivo Central de la Junta de Extremadura trabajará de forma coordinada con el Archivo General de Extremadura, como cabecera del Sistema Archivístico Extremeño, siguiendo sus directrices técnicas y las normas que se dicten para su desarrollo, y con el resto de archivos de gestión de las Consejerías, Entes y Organismos Públicos de la Junta de Extremadura.

3. El Archivo Central dependerá funcionalmente de la Consejería competente en materia de Archivos.

Artículo 3 Funciones

1. Corresponden al Archivo Central, adscrito a la Consejería competente en materia de Patrimonio de la Junta de Extremadura, de conformidad a lo dispuesto por la Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental, las siguientes funciones:

  • a) Custodiar la documentación transferida de sus respectivos archivos de gestión, independientemente de su soporte, que, sin ser de uso habitual, pueda ser susceptible de consulta administrativa.
  • b) Organizar, describir y conservar la documentación custodiada. Los trabajos de organización y descripción de los fondos documentales se coordinarán con la Consejería competente en materia de Archivos; y, en todo caso, se realizará por medios informáticos homogéneos en todos los Archivos de la Junta de Extremadura, con el objeto de permitir la transferencia de información.
  • c) Servir la documentación custodiada a sus productores, para contribuir al normal desenvolvimiento en su gestión administrativa; y a los ciudadanos, en los términos que establece la legislación española sobre acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos.
  • d) Coordinar el funcionamiento de los archivos de gestión, asesorándoles y proporcionándoles orientación y ayuda para el correcto tratamiento de los documentos, desde la creación de los mismos.

2. Asimismo serán funciones las siguientes:

  • a) Contribuir y ser garantía de la preservación, conservación y difusión de la memoria documental de la Junta de Extremadura.
  • b) Identificar las series documentales de acuerdo a modelos normalizados, controlando la formación de las mismas en su fase de producción en las oficinas.
  • c) Participar en el proceso de valoración de las series documentales según las pautas de la comisión de valoración de documentos de la Junta de Extremadura.
  • d) Recibir la documentación transferida anualmente desde las unidades administrativas, según el procedimiento normalizado de realización de transferencias, el cual debe permitir el control riguroso de las mismas.

Artículo 4 Transferencia y permanencia de la documentación

1. Las transferencias de documentación a las instalaciones y depósitos del Archivo Central se realizarán de forma organizada, normalizada y automática por los responsables de las unidades administrativas cuando concurra la finalización del expediente y de acuerdo con un calendario de transferencias elaborado al efecto por el propio Archivo.

2. Las transferencias al Archivo Central afectarán a todos los documentos una vez que haya finalizado el plazo de permanencia en los archivos de oficina de 5 años contados a partir de la fecha de finalización del procedimiento, salvo excepciones debidamente razonadas y se conservarán en el mismo durante un periodo máximo de diez años desde su ingreso en virtud de lo dispuesto en los artículos 41 y 42.2 de Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura, respectivamente.

3. Toda la documentación conservada en el Archivo Central estará disponible en todo momento para la unidad administrativa que la remitió a través del sistema de consulta y préstamo del mismo.

4. El Archivo Central podrá autorizar, en casos excepcionales, el préstamo temporal de documentos para actividades de difusión cultural. La autorización se otorgará por el órgano directivo competente en materia de Patrimonio. Para ello se requerirá consentimiento expreso de las Secretaría General de la Consejería generadora de los documentos.

5. El acceso directo a los depósitos estará reservado y restringido al personal que preste sus servicios en el Archivo Central.

6. El funcionamiento y organización interna del edificio sede de los Archivos Centrales de la Junta de Extremadura, corresponderá al titular de la Consejería competente en materia de Patrimonio.

7. Todas las transferencias que se realicen del Archivo Central de la Junta de Extremadura al Archivo General requerirá consentimiento expreso de la Secretaría General de la Consejería correspondiente, de acuerdo con las directrices del Archivo General.

CAPÍTULO II

De la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura

Artículo 5 Composición

La Comisión de Valoración estará compuesta por:

  • a) Presidencia: la persona titular de la Dirección General competente en el ámbito de Archivos o persona en quien delegue.
  • b) Vicepresidencia: la persona titular del servicio con competencias en el ámbito de Archivos o persona en quien delegue.
  • c) Vocalías:
    • - La persona responsable del Archivo General de la Junta de Extremadura
    • - La persona responsable del Archivo Central de la Junta de Extremadura.
    • - Las personas titulares de la dirección de los Archivos Históricos Provinciales de la Junta de Extremadura.
    • - Un representante de la Dirección General de los Servicios Jurídicos de la Junta de Extremadura.
    • - Un Técnico, especializado en archivos, de la unidad administrativa que haya generado la documentación objeto de valoración.
    • - Un/una profesor/profesora de la Universidad de Extremadura experto en Archivística.
    • - Un/una profesor/profesora de la Universidad de Extremadura experto en Historia Contemporánea.
  • d) Secretaría: una persona técnico en archivos de la Consejería competente en materia de Cultura.

Artículo 6 Funcionamiento

El funcionamiento de la Comisión de Valoración se ajustará a las siguientes reglas:

  • a) Las reuniones tendrán lugar de forma ordinaria dos veces al año, y de forma extraordinaria cuando sea necesario.
  • b) La Comisión se reunirá previa citación del Secretario de la Comisión, quien indicará la fecha de la reunión y el orden del día.
  • c) El Secretario tendrá voz y voto.
  • d) La Comisión podrá contar con los asesores que estime oportunos.

En todo lo no especificado por este artículo, el funcionamiento se realizará conforme a lo dispuesto en el Capítulo II, del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 7 Funciones

La Comisión de Valoración tendrá las siguientes funciones:

1. La valoración individual de cada serie documental para analizar su valor administrativo, legal, judicial, fiscal, informativo e histórico.

2. El establecimiento de los plazos y criterios de transferencia de la documentación.

3. La determinación de los criterios para llevar a cabo la selección o expurgo de los documentos, a fin de eliminar aquellos que no se consideren de conservación permanente y la elaboración de las correspondientes tablas de valoración de documentos.

4. La delimitación de la forma de acceso por parte de los ciudadanos a la consulta de los documentos transferidos y a la información en ellos contenida.

5. La recepción de las propuestas de eliminación de aquellos documentos que no cuenten con tablas de valoración aprobadas.

6. Información a la Comisión General de Valoración de documentos sobre los criterios adoptados sobre valoración, transferencia, selección, expurgo y acceso.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Disposición adicional primera

Mediante los correspondientes convenios, podrán integrarse en el sistema de archivos aquellas instituciones que pertenezcan la Comunidad Autónoma y que tengan un reconocimiento estatutario tales como el Consejo Consultivo o el Consejo Económico y Social así como todas aquellas que en un futuro puedan crearse.

Disposición adicional segunda

Se faculta a las Consejerías proponentes para que adopten las medidas necesarias dentro del ámbito de sus competencias para el cumplimiento y desarrollo de los dispuesto en este decreto.

Disposición derogatoria

Quedan derogadas todas las normas que contradigan en algún término lo regulado en el presente decreto.

Disposición final

Este decreto entrará en vigor al mes de su publicación en el Diario Oficial de Extremadura. Mérida, a 16 de marzo de 2012.