Anúnciate en Noticias Jurídicas Newsletter Colabora con nosotros

TIENDA LA LEY

LA LEY. Librería Jurídica Online Profesional

TIENDA PUBLICACIONES FORMACIÓN BASES DE DATOS SOFTWARE DE GESTIÓN

Base de Datos de Legislación

Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social

Ficha:
  • Órgano MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES
  • Publicado en BOE núm. 91 de
  • Vigencia desde 17 de Abril de 2007
Versiones/revisiones:

Sumario

La Constitución Española, en su artículo 46, impone a los poderes públicos el deber de garantizar la conservación y de promover el enriquecimiento del patrimonio histórico y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y titularidad.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, estableció el concepto legal de patrimonio documental, entendiendo por tal los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos archivos.

Para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, prevé la existencia de una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, así como la posible constitución de comisiones calificadoras en los organismos públicos que se determine.

El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, en su disposición transitoria única establece que en todos los departamentos ministeriales se creará una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en la que estarán representados los correspondientes organismos públicos, a no ser que tengan su propia comisión calificadora.

La Orden TAS/23/2006, de 10 de enero, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, en su artículo primero. 2, determina que en las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, en las que el volumen y las peculiaridades de gestión documental así lo aconsejen, deberán constituirse Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas, mediante Orden Ministerial y previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Por todo lo anterior, en atención al considerable volumen de documentos administrativos que genera el Instituto Nacional de la Seguridad Social, y haciendo uso de la citada previsión normativa, se considera justificado la creación en esa entidad gestora de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos propia.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro de Administraciones Públicas y de acuerdo con el informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, dispongo:

Artículo 1 Creación de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social

Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental de esta entidad gestora, en particular, mediante el control de acceso y utilización de documentos y su calificación, así como controlar la eliminación de los documentos y su previa inutilidad administrativa, al igual que la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Artículo 2 Adscripción y composición

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, que se adscribe a la Secretaría General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, tendrá la siguiente composición:

  • Presidente: La persona titular de la Dirección General del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
  • Vicepresidente: La persona titular de la Secretaría General del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

  • Vocales:

    • a) Las personas titulares de las subdirecciones generales del Instituto Nacional de la Seguridad Social, que podrán ser sustituidas por las personas que ostenten la titularidad de las subdirecciones generales adjuntas.
    • b) La persona titular de la Jefatura de Inspección de Servicios del Instituto Nacional de la Seguridad Social, que podrá ser sustituida por la persona a cargo de una jefatura de agrupación de la propia Inspección.
    • c) La persona titular de una dirección provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social, designada por la persona titular de la Dirección General.
  • Secretario: La persona titular del Servicio de Gestión Documental y Asuntos Generales del Instituto Nacional de la Seguridad Social, con voz pero sin voto.

2. Podrá asistir a las sesiones de la comisión, con voz pero sin voto, un representante de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Asimismo, podrán asistir a las sesiones de la comisión, con voz pero sin voto, aquellos funcionarios cuya presencia sea aconsejable en atención a las materias a tratar. Su designación se realizará por la Presidencia de la comisión a propuesta de ésta.

3. A iniciativa de la comisión, se podrán crear uno o varios grupos de trabajo, determinando su composición y funciones, para el análisis y solución de temas o procesos que por su importancia e interés así lo requieran.

Artículo 3 Funciones

La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social tendrá las siguientes funciones:

  • a) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación, utilización, tratamiento y custodia de los diferentes documentos obtenidos, generados o depositados con fines administrativos, en el Instituto Nacional de la Seguridad Social, sin perjuicio de las competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y previa coordinación con la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
  • b) Impulsar la automatización de los diferentes archivos del Instituto y velar por el correcto uso, conservación y consecución de los documentos administrativos en soporte distinto al original.
  • c) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de sus documentos y acordar la iniciación del procedimiento de destrucción de documentos administrativos y, en su caso, la conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos y elevar las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
  • d) Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los expedientes, documentos y series documentales conservados en los archivos del Instituto Nacional de la Seguridad Social e informar, en su caso, a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso que se hayan podido producir en el ámbito de su actuación, todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
  • e) Velar por la correcta aplicación en el Instituto Nacional de la Seguridad Social de los dictámenes emitidos por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales sobre cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos administrativos generados, reunidos o conservados en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, entidades y organismos a él adscritos.
  • f) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
  • g) Elevar propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
  • h) Asumir las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia de archivos le sean sometidos por la Presidencia.

Artículo 4 Constitución y sesiones

La comisión se constituirá formalmente en el plazo de quince días desde la fecha de entrada en vigor de esta orden.

Se reunirá, al menos, dos veces al año, y cuantas veces sean necesarias para el desempeño de sus funciones.

Artículo 5 Régimen de funcionamiento

En lo no previsto en esta orden, el funcionamiento de la comisión responderá a lo establecido en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Disposición adicional única Gasto público

La constitución y el funcionamiento de la comisión serán atendidos con los medios personales y materiales actuales del Instituto, sin que la aprobación de esta norma suponga incremento de gasto público.

Sus miembros no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las que les pudieran corresponder por aplicación de la normativa vigente en materia de indemnizaciones por razón de servicio.

Disposición final única Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».