• Expandir / Contraer 韓dice sistem醫ico
• INTRODUCCION
• CAP蚑ULO I.� Disposiciones generales
  • Art韈ulo 1 燨bjeto
  • Art韈ulo 2 犃mbito de aplicaci髇
• CAP蚑ULO II.� Funciones y organizaci髇 de los archivos
  • SECCI覰 1.� Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears
    • Art韈ulo 3 燜unciones del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears
    • Art韈ulo 4 燗dscripci髇 del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears
  • SECCI覰 2.� Archivos centrales de las consejer韆s y archivos de gesti髇
    • Art韈ulo 5 燜unciones de los archivos centrales de las consejer韆s
    • Art韈ulo 6 燗dscripci髇 de los archivos centrales de las consejer韆s
    • Art韈ulo 7 燜uncionamiento de los archivos centrales
    • Art韈ulo 8 燗rchivos de gesti髇
  • SECCI覰 3.� Otros archivos
    • Art韈ulo 9 燗rchivos de los organismos aut髇omos, empresas p鷅licas con vinculaci髇 o adscritas a las consejer韆s de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears y fundaciones del sector p鷅lico auton髆ico
    • Art韈ulo 10 燗rchivos de los consorcios
• CAP蚑ULO III.� Sistema de gesti髇 documental
  • Art韈ulo 11 燙oncepto y caracter韘ticas del sistema
  • Art韈ulo 12 燫esponsables de los archivos
  • Art韈ulo 13 燜unciones de los responsables de los archivos de gesti髇
  • Art韈ulo 14 燜unciones de los responsables de los archivos centrales
  • Art韈ulo 15 燜unciones del personal responsable del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears
  • Art韈ulo 16 燩ersonal con funciones de gesti髇 documental y deber de sigilo
• CAP蚑ULO IV.� Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos
  • Art韈ulo 17 燙reaci髇 y funciones de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos
  • Art韈ulo 18 燙omposici髇 y r間imen de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos
• CAP蚑ULO V.� T閏nicas de tratamiento documental
  • Art韈ulo 19 營dentificaci髇 y clasificaci髇
  • Art韈ulo 20 燛valuaci髇
  • Art韈ulo 21 燭ransferencias de los documentos a los archivos
  • Art韈ulo 22 燚ocumentos de Archivo no evaluables
  • Art韈ulo 23 燚ocumentos de conservaci髇 permanente
  • Art韈ulo 24 燛liminaci髇 de documentos
  • Art韈ulo 25 燚ocumentos susceptibles de ser eliminado
  • Art韈ulo 26 燚estrucci髇 f韘ica de documentos
• CAP蚑ULO VI.� Acceso a los documentos de titularidad p鷅lica
  • Art韈ulo 27 燙onsulta interna
  • Art韈ulo 28 燗cceso de los ciudadanos a los documentos p鷅licos
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposici髇 adicional primera
  • Disposici髇 adicional segunda
  • Disposici髇 adicional tercera
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposici髇 transitoria 鷑ica
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • Disposici髇 derogatoria 鷑ica
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposici髇 final primera
  • Disposici髇 final segunda
  • Disposici髇 final tercera

Art韈ulo 1 Objeto

Este Decreto tiene por objeto:

• 1. Regular la organizaci髇 y funcionamiento del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears, los archivos centrales de las consejer韆s, los archivos de gesti髇 y los archivos de las entidades que integran su sector p鷅lico instrumental, as� como los archivos de los consorcios a los cuales es de aplicaci髇 el ordenamiento auton髆ico.
• 2. Establecer el sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 destinada a estos archivos.

Art韈ulo 2 羗bito de aplicaci髇

1. Este Decreto, de acuerdo con lo que disponen los art韈ulos 2 y 10 de la Ley 15/2006, es de aplicaci髇 a todos los documentos de titularidad p鷅lica, en cualquier soporte material, que en el ejercicio de sus funciones, producen, reciben o conservan:

• a) Las consejer韆s de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears
• b) Los organismos aut髇omos y empresas p鷅licas dependientes de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• c) Las fundaciones, los consorcios y las sociedades mercantiles p鷅licas con participaci髇 de diversas administraciones que tengan como r間imen jur韉ico aplicable el auton髆ico.

2. De acuerdo con lo que dispone el art韈ulo 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electr髇ico de los ciudadanos a los servicios p鷅licos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se pueden almacenar por medios electr髇icos.

Art韈ulo 3 Funciones del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears

1. Las funciones del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears son:

• a) Recoger, conservar y servir la documentaci髇 generada por los 髍ganos descritos en el art韈ulo 2 de este Decreto.
• b) Servir de archivo intermedio y conservar la documentaci髇 transferida durante un periodo de treinta a駉s
• c) Preparar las propuestas de evaluaci髇 con vistas a la conservaci髇 o no de la documentaci髇 custodiada. Las propuestas de evaluaci髇 ser醤 emitidas por el secretario general de la consejer韆 competente en materia de cultura y despu閟 ser醤 sometidas al dictamen de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos, regulada en los art韈ulos 17 y 18 de este Decreto.
• d) Colaborar con los 髍ganos competentes en materia de cultura en las tareas de impulso, fomento, protecci髇 y difusi髇 del patrimonio documental de las Illes Balears.
• e) Servir de dep髎ito final para la documentaci髇 generada por los 髍ganos del Gobierno de las Illes Balears que, por su especial valor hist髍ico, sea de utilidad para la investigaci髇.
• f) Recoger, conservar, servir y divulgar la documentaci髇 que ingrese, mediante un convenio de car醕ter administrativo o por cualquier otra forma admitida en derecho, el Gobierno de las Illes Balears.

2. A todas las funciones del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears, hay que aplicar las l韓eas generales o informes previos que, si procede, emita la Junta Interinsular de Archivos, de conformidad con lo que dispone el art韈ulo 30 de la Ley 15/2006.

Art韈ulo 4 Adscripci髇 del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears

El Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears est� adscrito a la consejer韆 competente en materia de cultura. La secretar韆 general de esta consejer韆 se encargar� de su gesti髇 ordinaria. A este efecto, el titular de la secretar韆 general puede emitir las circulares e instrucciones que considere oportunas para el buen funcionamiento del Archivo.

Art韈ulo 5 Funciones de los archivos centrales de las consejer韆s

Las funciones de los archivos centrales de las consejer韆s son:

• a) Coordinar y controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gesti髇 existentes en las consejer韆s y, recoger y organizar los documentos que 閟tos les transfieran una vez acabado el tr醡ite administrativo correspondiente y cuando no sean consultados de manera constante.
• b) Organizar la transferencia de documentos al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• c) Elevar a los secretarios generales respectivos las propuestas de evaluaci髇 de la documentaci髇.
• d) Aplicar las tablas de evaluaci髇 aplicables cuando ya cuenten con el dictamen favorable de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de documentos regulada en los art韈ulos 17 y 18, as� como eliminar la documentaci髇 que no sea de conservaci髇 permanente, de conformidad con los dict醡enes de dicha Comisi髇.

Art韈ulo 6 Adscripci髇 de los archivos centrales de las consejer韆s

1. Todas las consejer韆s de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears disponen de un archivo central administrativo.

2. Los archivos centrales de las consejer韆s forman parte del Subsistema Archiv韘tico de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears y dependen org醤icamente de sus respectivas secretar韆s generales.

3. Los archivos centrales actuar醤 de manera coordinada, mediante los mecanismos de coordinaci髇 previstos en la Ley 15/2006, con relaci髇 a la evaluaci髇, transferencia, eliminaci髇 y consulta de documentos.

4. Las propuestas de evaluaci髇 se emiten por los secretarios generales respectivos y se elevan al dictamen de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos de conformidad con lo que dispone el art韈ulo 17 de este Decreto. Una vez emitido el dictamen favorable, se convierten en tablas de evaluaci髇 aplicables.

Art韈ulo 7 Funcionamiento de los archivos centrales

1. La documentaci髇 administrativa debe permanecer en los archivos centrales un m韓imo de dos a駉s y un m醲imo de cuatro desde la fecha de ingreso. No obstante, cuando la importancia de los documentos lo aconseje, se podr醤 conservar en la respectiva unidad administrativa a solicitud del secretario general de la consejer韆 y con el dictamen favorable de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos.

2. Los documentos o las series documentales que sean de poco uso y que raramente se consulten se podr醤 remitir al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears antes de cumplir el plazo establecido, a propuesta del secretario general de la consejer韆 y con el dictamen favorable de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos.

Art韈ulo 8 Archivos de gesti髇

1. Los archivos de gesti髇 no tienen entidad propia y se integran en los archivos centrales de las consejer韆s. Concentran la documentaci髇 activa generada o recogida por las unidades administrativas de las entidades se馻ladas en el art韈ulo 2 de este Decreto, mientras dure su tramitaci髇 y, una vez concluida, cuando sea de utilizaci髇 habitual en su actividad.

2. Los archivos de gesti髇 conservan y organizan la documentaci髇 activa desde que se crea o recibe hasta que se transfiere o se elimina. En todo caso, la documentaci髇 deber� permanecer un m韓imo de dos a駉s y un m醲imo de cuatro, a contar desde el fin de su tramitaci髇, salvo excepciones razonadas.

3. Corresponde al secretario general de cada consejer韆 y a los 髍ganos directivos de los entes incluidos en el art韈ulo 2 de este Decreto determinar el n鷐ero de archivos de gesti髇 de la consejer韆 o entes correspondientes.

4. Las unidades administrativas a quien<A[quien|q corresponda la documentaci髇 son responsables de la misma hasta que se transfiera al respectivo archivo central.

Art韈ulo 9 Archivos de los organismos aut髇omos, empresas p鷅licas con vinculaci髇 o adscritas a las consejer韆s de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears y fundaciones del sector p鷅lico auton髆ico

Los archivos de los organismos aut髇omos y empresas p鷅licas con vinculaci髇 o adscritas a las consejer韆s de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de los Illes Balears, as� como los archivos de las fundaciones del sector p鷅lico auton髆ico, tienen la consideraci髇 de archivos de gesti髇 y se les aplicar� todo lo dispuesto en este Decreto en relaci髇 con dichos archivos.

Art韈ulo 10 Archivos de los consorcios

1. Los archivos de los consorcios a que se refiere el art韈ulo 2 de este Decreto se equiparan a los archivos centrales de las consejer韆s y se les aplicar� lo que se dice en este Decreto respecto de dichos archivos.

2. Las referencias al secretario general de la consejer韆 se entienden hechas en el 髍gano directivo del consorcio que determinen sus estatutos.

3. Cada consorcio determinar� los puestos de trabajo que tienen asignada la funci髇 de gestionar su propio archivo.

4. Los consorcios, de acuerdo con el volumen de expedientes y de unidades administrativas que incluya su organizaci髇, har醤 uso de archivos de gesti髇.

Art韈ulo 11 Concepto y caracter韘ticas del sistema

1. La Administraci髇 de la comunidad aut髇oma tiene que disponer de un 鷑ico sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa de la cual sea titular y tiene que ser responsable de la organizaci髇, la evaluaci髇, la conservaci髇 y el acceso a esta documentaci髇.

2. Este sistema tiene que comprender el conjunto de operaciones y t閏nicas integradas en la gesti髇 administrativa general que, basadas en el an醠isis de la producci髇, la tramitaci髇 y el valor de la documentaci髇, se dirijan a planificar, controlar, usar, conservar, transferir o eliminar los documentos con el objetivo de racionalizar el tratamiento y conseguir una gesti髇 eficaz y rentable.

3. Las operaciones de archivo y gesti髇 documental que en todo caso debe incorporar el sistema son:

• a) La identificaci髇 y la clasificaci髇 de documentos.
• b) Las transferencias documentales.
• c) Los pr閟tamos y las consultas de documentos.
• d) La evaluaci髇 y la elecci髇 documental.
• e) La conservaci髇 y preservaci髇 de documentos.
• f) La eliminaci髇 de documentos.

Art韈ulo 12 Responsables de los archivos

Las operaciones de archivo y gesti髇 documental ser醤 dirigidas y coordinadas por el personal responsable de los archivos regulados en este Decreto. La asignaci髇 de las funciones del personal de los archivos se har� seg鷑 lo que establece el art韈ulo 16.2 de este decreto.

Art韈ulo 13 Funciones de los responsables de los archivos de gesti髇

1. En cada unidad administrativa que disponga de un archivo de gesti髇 se nombrar醤 una o m醩 personas que sean responsables de los mismos.

2. Corresponde al personal responsable de los archivos de gesti髇, de acuerdo con las directrices del archivo central al que est閚 integrados, identificar y clasificar, llevar a cabo las transferencias documentales, tramitar los pr閟tamos, atender consultas, y, procurar la conservaci髇 y preservaci髇 de los fondos que custodian.

3. Los responsables de los archivos de gesti髇 controlar醤 la instalaci髇, consulta y localizaci髇 de la documentaci髇 de las unidades administrativas que dispongan de dichos archivos.

Art韈ulo 14 Funciones de los responsables de los archivos centrales

1. Los responsables de los archivos centrales analizar醤 las necesidades de organizaci髇 y gesti髇 de la documentaci髇 administrativa de la consejer韆 o ente de que dependan y, aplicar醤 y mantendr醤 los elementos del sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa de acuerdo con las instrucciones del secretario general respectivo y de conformidad con lo que dispone este Decreto.

2. En aplicaci髇 de sus funciones, el personal responsable de los archivos centrales llevar醤 a cabo las siguientes actuaciones:

• a) Aplicar el sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa en la consejer韆 de que dependan.
• b) Colaborar con la confecci髇 de los cuadros de clasificaci髇 de documentos de la consejer韆 definidos en el art韈ulo 19.
• c) Colaborar con la preparaci髇 de las propuestas de evaluaci髇 documental de la consejer韆, que ser醤 emitidas por el secretario general y sometidas posteriormente al dictamen de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos.
• d) Poner en pr醕tica las tablas de evaluaci髇 aplicables cuando ya cuentan con el dictamen favorable de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos.
• e) Gestionar la transferencia de los dep髎itos de documentaci髇 conservados en los archivos de la consejer韆 al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• f) Velar por las condiciones de conservaci髇 de la documentaci髇 depositada en el archivo central y en los archivos de gesti髇 de la consejer韆.
• g) Gestionar la consulta y el pr閟tamo de la documentaci髇 depositada en el archivo central.
• h) Colaborar con la confecci髇 de las instrucciones t閏nicas que deber醤 seguir los archivos de gesti髇 de la consejer韆 y supervisar sus actuaciones.

Art韈ulo 15 Funciones del personal responsable del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears

El personal responsable del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears debe recoger, organizar, conservar y difundir la documentaci髇 de la Administraci髇 de la comunidad aut髇oma que custodie, aplicando y manteniendo los elementos del sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa, de acuerdo con las instrucciones del secretario general de la consejer韆 competente en materia de cultura y con lo que dispone este Decreto.

En aplicaci髇 de sus funciones, el personal responsable del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears llevar� a cabo las siguientes actuaciones:

• a) Aplicar el sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa de la Administraci髇 de la comunidad aut髇oma.
• b) Velar por la actualizaci髇 de los cuadros de clasificaci髇 de documentos administrativos.
• c) Preparar las propuestas de evaluaci髇 documental de los documentos archivados en el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears, que ser醤 emitidas por el secretario general de la consejer韆 competente en materia de cultura y sometidas al dictamen posterior de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos.
• d) Aplicar las tablas de evaluaci髇 documental sobre las que se haya emitido un dictamen favorable.
• e) Velar por el cumplimiento de los criterios generales establecidos para hacer efectiva la consulta p鷅lica de la documentaci髇 administrativa custodiada en el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• f) Informar sobre las propuestas de dep髎ito de documentaci髇 en el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• g) Informar y, en su caso, gestionar la transferencia a los Archivos Hist髍icos de los dep髎itos de documentaci髇 custodiados en el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• h) Establecer las instrucciones t閏nicas necesarias que deben seguir los profesionales responsables de los archivos regulados en este decreto.
• i) Cualquier otra que se les pueda encomendar en el cumplimiento de sus funciones.

Art韈ulo 16 Personal con funciones de gesti髇 documental y deber de sigilo

1. Los archivos regulados en este Decreto dispondr醤 de personal suficiente y con la calificaci髇 adecuada.

2. Las 髍denes de funciones del personal de cada consejer韆 tienen que prever los puestos de trabajo que tengan asignada la responsabilidad de gestionar el archivo central. La orden de funciones de la consejer韆 competente en materia de cultura tambi閚 debe prever los puestos de trabajo que tengan asignada la funci髇 de gestionar el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.

3. El personal de los archivos y todo aqu閘 que, por motivos de conservaci髇, reprograf韆 o cualquier otro, entre en contacto con los documentos est� obligado a guardar el deber de sigilo profesional sobre su contenido, de acuerdo con lo que establece la legislaci髇 vigente. Asimismo, se cuidar� del cumplimiento de la normativa de protecci髇 de datos personales.

Art韈ulo 17 Creaci髇 y funciones de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos

Se crea la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos, que tiene por objeto:

• a) Informar sobre las directrices b醩icas del sistema general de gesti髇 de la documentaci髇 administrativa de la Administraci髇 de la comunidad aut髇oma.
• b) Determinar los criterios generales de clasificaci髇 y ordenaci髇 de la documentaci髇 administrativa de la comunidad aut髇oma.
• c) Elaborar y homogeneizar los criterios generales de evaluaci髇 y elecci髇 de documentos y controlar su correcta aplicaci髇.
• d) Informar sobre las propuestas de evaluaci髇 documental mediante dictamen. Las propuestas de evaluaci髇 documental con dictamen favorable se convierten en tablas de evaluaci髇 aplicables, de conformidad con lo que dispone el art韈ulo 20.
• e) Controlar los procesos de evaluaci髇 y elecci髇 de documentos.
• f) Emitir dict醡enes vinculantes sobre la eliminaci髇, conservaci髇 permanente o transferencia de los documentos que se indican al art韈ulo 7.2 de este Decreto.

Art韈ulo 18 Composici髇 y r間imen de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos

1. La Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos est� integrada por los siguientes miembros permanentes:

• a) Presidente: el secretario general de la consejer韆 competente en materia de cultura o a la persona en quien delegue.
• b) Vicepresidente: el titular de la direcci髇 general competente en materia de patrimonio documental o a la persona en quien delegue.
• c) Vocales:
  • - el director del Archivo del Reino de Mallorca o el t閏nico en quien delegue.
  • - el director del Archivo Hist髍ico de Mah髇 o el t閏nico en quien delegue.
  • - un t閏nico al servicio de uno de los archivos centrales de las consejer韆s de la Administraci髇 de la comunidad aut髇oma designado por la consejera de Innovaci髇, Interior y Justicia.
  • - un miembro designado por la Comisi髇 T閏nica Interinsular de Archivos
  • - un representante de la Asociaci髇 de Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas de las Illes Balears.
  • - un profesor de historia contempor醤ea adscrito a la Universidad de las Illes Balears, nombrado por la rectora de esta Universidad.
  • - el m醲imo responsable del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears, que actuar� como secretario.

2. La Comisi髇 puede contar con el asesoramiento puntual de alg鷑 t閏nico que no sea vocal como consecuencia de la materia espec韋ica que se tenga que tratar en una determinada sesi髇.

3. La Comisi髇 puede aprobar su propio reglamento de r間imen interno, que determinar�, entre otros aspectos, la frecuencia de las sesiones. El funcionamiento de la Comisi髇, en todo lo que no prevea este Decreto, ni el reglamento de r間imen interno, se rige por lo que dispone la Ley 3/2003 para los 髍ganos colegiados de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.

Art韈ulo 19 Identificaci髇 y clasificaci髇

1. Los documentos se tienen que identificar y clasificar previamente a su evaluaci髇.

2. La identificaci髇 documental tiene como objetivo estudiar la estructura org醤ica y las funciones del 髍gano productor de la documentaci髇 y las series documentales, que reflejen las actuaciones de este 髍gano en el ejercicio de sus funciones.

3. La identificaci髇 se realiza a partir de un cuadro de clasificaci髇 de documentos, que refleja la estructura jer醨quica y l骻ica de los 髍ganos emisores o productores de documentos administrativos.

Art韈ulo 20 Evaluaci髇

1. Mediante el procedimiento de evaluaci髇 de documentos se determinan los valores hist髍icos, jur韉icos, fiscales, administrativos o informativos de la documentaci髇. El resultado de la evaluaci髇 tiene incidencia en la transferencia y en la eliminaci髇 de documentos.

2. Previamente a cualquier decisi髇 que se deba tomar sobre el patrimonio documental, se tiene que seguir un procedimiento de evaluaci髇.

3. La evaluaci髇 se realizar� por series documentales o fracciones de series. Se entiende por serie documental el conjunto de documentos con estructura y contenidos similares producidos por un mismo 髍gano administrativo como resultado de un tipo de actividad regulada por la misma norma jur韉ica o por el mismo procedimiento.

4. Las propuestas de evaluaci髇 se emitir醤 por los correspondientes secretarios generales u 髍ganos directivos de los consorcios y se someter醤 al dictamen vinculante de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos. Cuando las propuestas de evaluaci髇 reciben un dictamen favorable, pasan a ser tablas de evaluaci髇 aplicables e incorporan los plazos de conservaci髇 de los documentos, los documentos que se tienen que eliminar, el momento en que se tienen que eliminar y los documentos que se tienen que conservar indefinidamente. En caso de dictamen desfavorable, los documentos afectados tienen que seguir la tramitaci髇 normal que les corresponda.

Art韈ulo 21 Transferencias de los documentos a los archivos

1. Las transferencias de documentos se llevar醤 a cabo mediante la entrega ordenada y detallada de los documentos de un archivo al otro y, el traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia y conservaci髇.

2. Las transferencias de documentos se pueden efectuar:

• a) De los archivos de gesti髇 a los archivos centrales de las consejer韆s, o en su caso, de los consorcios.
• b) De los archivos de los organismos aut髇omos y empresas p鷅licas y de los archivos de las fundaciones a los archivos centrales de las consejer韆s de las que dependen o a las que est醤 adscritos.
• c) De los archivos centrales de las consejer韆s al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• d) De los archivos de los consorcios al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears.
• e) Del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears al Archivo del Reino de Mallorca en los supuestos en que se determine reglamentariamente.
• f) Del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears al Archivo Hist髍ico de Ma� en los supuestos en que se determine reglamentariamente.
• g) Del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears a los Consejos Insulares en cumplimiento del traspaso de competencias.

3. Los 髍ganos y unidades administrativas de la Administraci髇 de la comunidad aut髇oma, de acuerdo con las fases de permanencia de la documentaci髇 en cada uno de los archivos, transferir�, en los plazos establecidos, la documentaci髇 correspondiente.

4. El procedimiento para realizar las transferencias documentales se determinar� reglamentariamente mediante orden del titular de la consejer韆 competente en materia de cultura, previa consulta con los 髍ganos de coordinaci髇 previstos en la Ley 15/2006.

Art韈ulo 22 Documentos de Archivo no evaluables

Los documentos de archivo anteriores al a駉 1940 no se consideran objeto de evaluaci髇 con vistas a eliminarlos y se conservar醤 de manera permanente para que puedan ser utilizados para la investigaci髇, la cultura y la informaci髇.

Art韈ulo 23 Documentos de conservaci髇 permanente

Con car醕ter general, se conservar醤 todos los documentos que tengan las caracter韘ticas legalmente establecidas para considerarlos de inter閟 hist髍ico o administrativo. Con car醕ter espec韋ico se conservar醤:

• 1. Los documentos que tengan valor de prueba de derechos y de obligaciones de las personas f韘icas o jur韉icas.
• 2. Los documentos que no hayan cumplido los plazos que la legislaci髇 establece para su conservaci髇 y los que sean de conservaci髇 permanente de acuerdo con las tablas de evaluaci髇 aplicables.
• 3. Los documentos que contengan datos sobre la organizaci髇, la evoluci髇 de las funciones o de la estructura org醤ica de la comunidad aut髇oma de las Illes Balears y de las instituciones precedentes, y tambi閚 de los entes p鷅licos que dependan de dicha comunidad aut髇oma o que depend韆n de dichas instituciones precedentes.
• 4. Los registros, las actas y otra documentaci髇 recapitulativa 鷑ica.
• 5. Los documentos que contengan informaci髇 sobre hechos de importancia para la historia pol韙ica, social, econ髆ica, cient韋ica, religiosa y de las artes y las letras o de todos los campos no mencionados expresamente en este texto que se considere que tienen inter閟 hist髍ico.
• 6. Los informes t閏nicos de cariz cient韋ico.
• 7. Los documentos que contengan datos estad韘ticos y que puedan servir de base para la investigaci髇 hist髍ica.
• 8. La documentaci髇 anterior al a駉 1940.

Art韈ulo 24 Eliminaci髇 de documentos

1. La eliminaci髇 de documentos consiste en la exclusi髇 y la destrucci髇 f韘ica de los documentos administrativos. No se puede destruir la documentaci髇 custodiada en los archivos regulados en este Decreto mientras tenga valor administrativo, jur韉ico, fiscal o hist髍ico. Asimismo, no se pueden destruir los documentos mientras tengan valor de prueba de derechos y obligaciones de personas f韘icas o jur韉icas o mientras no hayan transcurrido los plazos que la legislaci髇 espec韋ica sectorial establezca para conservarlos.

2. Los documentos s髄o se pueden eliminar cuando se disponga del dictamen favorable de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos y de la autorizaci髇 del secretario general de la consejer韆 a la que est� adscrito el Archivo cuya documentaci髇 se deba eliminar, salvo las excepciones que se establezcan.

3. Los dict醡enes de la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos son vinculantes. Si la Comisi髇 de Calificaci髇 y Evaluaci髇 de Documentos dictamina que los documentos o las series documentales tienen valor hist髍ico y se deben conservar permanentemente, hay que transferirlos al Archivo Hist髍ico del Reino de Mallorca o al Archivo Hist髍ico de Ma�, seg鷑 el caso.

Art韈ulo 25 Documentos susceptibles de ser eliminado

Se pueden eliminar los siguientes documentos:

• 1. Los documentos originales que est閚 editados.
• 2. Los documentos cuya informaci髇 est� recopilada en otro soporte o en documentos recapitulativos.
• 3. Los documentos cuyo estado de deterioro impida su recuperaci髇.
• 4. Las copias simples de documentos, siempre que los originales sean completos y est閚 localizados.
• 5. Boletines oficiales o documentaci髇 peri骴ica de car醕ter informativo que no tenga funci髇 administrativa.

Art韈ulo 26 Destrucci髇 f韘ica de documentos

1. Tiene que ejecutar la destrucci髇 f韘ica de unidades, series o fracciones de series documentales, el 髍gano responsable del archivo en que se encuentren, despu閟 de autorizarse su destrucci髇. Para destruir los documentos, hay que utilizar el sistema m醩 adecuado que garantice la imposibilidad de reconstruirlos y utilizarlos. En el proceso de destrucci髇 tiene que quedar garantizada la seguridad, eficacia y confidencialidad.

2. Los documentos que hay que eliminar deben estar protegidos en contenedores seguros hasta el momento de su destrucci髇. Nunca tienen que estar al descubierto ni en el exterior de los edificios, ni en lugares de paso o en locales abiertos.

Art韈ulo 27 Consulta interna

1. El personal de los 髍ganos o entidades que se relacionan en el art韈ulo 2 de este decreto puede acceder a los documentos administrativos para el ejercicio de las funciones propias de su puesto de trabajo con sujeci髇 al deber de sigilo, secreto profesional y protecci髇 de datos de car醕ter personal que les incumbe.

2. Los documentos de los archivos regulados en este Decreto se pueden ceder en pr閟tamo, por un tiempo limitado, a las unidades administrativas que los han depositado o a otras unidades o entes que pertenezcan a la Administraci髇 auton髆ica y que los necesiten. El procedimiento de esta transferencia temporal se desplegar� mediante orden.

Art韈ulo 28 Acceso de los ciudadanos a los documentos p鷅licos

1. La Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears garantizar� el derecho de acceso libre y gratuito a la documentaci髇 custodiada en los archivos administrativos y procurar� favorecer su consulta y su uso a trav閟 de la elaboraci髇 de instrumentos adecuados de descripci髇 e informaci髇, en cumplimiento de lo que establece el art韈ulo 38 de la Ley 3/2003. Adem醩, las administraciones p鷅licas promover醤 de una manera activa el uso de las nuevas tecnolog韆s en el tratamiento de los archivos y documentos como instrumentos para mejorar la gesti髇, la conservaci髇, el servicio y la difusi髇.

2. En general, todas las personas tienen derecho a acceder en los documentos administrativos que forman parte de procedimientos administrativos concluidos en los t閞minos fijados por los art韈ulos 35 y 37 de la Ley 30/1992.

3. El acceso a los documentos p鷅licos s髄o puede denegarse en aplicaci髇 de las limitaciones legalmente establecidas. Esta denegaci髇 se realizar� mediante resoluci髇 motivada.

4. Los responsables del Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears y de los dem醩 archivos regulados en este Decreto deben posibilitar que los ciudadanos accedan a la documentaci髇 y deben hacer entrega de una copia o certificado a quienes tengan derecho a ello, de acuerdo con lo que dispone el art韈ulo 38 de la Ley 3/2003. En cualquier caso, se debe garantizar el derecho de reserva de los datos protegidos por la normativa de protecci髇 de datos de car醕ter personal.

5. El acceso a los archivos se tiene que hacer siempre con respecto a las previsiones de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protecci髇 de datos de car醕ter personal.

Disposici髇 adicional primera

La supresi髇 o disoluci髇 de cualquiera de los organismos o entes a que se refiere el art韈ulo 2 de este Decreto supone el dep髎ito inmediato de su documentaci髇 en el archivo que corresponda seg鷑 el art韈ulo 21.2 de este decreto.

Disposici髇 adicional segunda

1. La gesti髇 ordinaria de los archivos objeto de este Decreto puede encargarse a los entes instrumentales de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma, con cumplimiento de los requisitos que la normativa exige para las encomiendas de gesti髇.

2. En las contrataciones externas para la asistencia en las tareas de archivo de destrucci髇 f韘ica de documentaci髇 hay que requerir a las empresas contratadas para que presenten un certificado que garantice la destrucci髇 de los documentos.

Disposici髇 adicional tercera

En el momento en qu� el Archivo Hist髍ico municipal de Ibiza pase a ser un centro estatal tendr� el mismo tratamiento que el Archivo del Reino de Mallorca y el Archivo Hist髍ico de Ma�.

Disposici髇 transitoria 鷑ica

1. Los archivos que se regulan en este Decreto tienen que adaptarse al mismo en el plazo de tres a駉s a contar desde su fecha de entrada en vigor.

2. Mientras se lleva a cabo esta adaptaci髇, los archivos de gesti髇 pueden remitir directamente al Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears todos los expedientes y documentos de titularidad p鷅lica siempre y cuando hayan transcurrido cuatro a駉s desde que haya finalizado su tramitaci髇.

Disposici髇 derogatoria 鷑ica

Queda derogado el Decreto 14/1987, de 5 de marzo, de creaci髇 del Archivo Administrativo General del Gobierno Balear, as� como todas las disposiciones de rango igual o inferior que se opongan al presente Decreto.

Disposici髇 final primera

Se faculta al titular de la consejer韆 competente en materia de Cultura para que dicte todas las disposiciones necesarias para desplegar lo establecido este Decreto.

Disposici髇 final segunda

La consejer韆 competente en materia de formaci髇 del personal llevar� a cabo programas de formaci髇 espec韋ica para el personal con funciones de archivo de documentos en el Archivo General de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma de las Illes Balears y para el personal de los dem醩 archivos regulados en este Decreto.

Disposici髇 final tercera

Este Decreto entra en vigor al d韆 siguiente de su publicaci髇 en el Bolet韓 Oficial de las Illes Balears.