• Expandir / Contraer índice sistemático
• INTRODUCCION
• CAPÍTULO I.  Disposiciones generales
  • Artículo 1  Objeto y finalidad
  • Artículo 2  Ámbito de aplicación
  • Artículo 3  Protección de datos de carácter personal y consentimiento de las personas interesadas en el tratamiento de estos datos
• CAPÍTULO II.  Medidas de simplificación de las obligaciones de aportación de documentación
  • SECCIÓN 1.  Documentación no exigible a la ciudadanía
    • Artículo 4  Documentos no exigibles
    • Artículo 5  Excepciones
  • SECCIÓN 2.  Información y modelos a disposición de la ciudadanía
    • Artículo 6  Información general sobre la normativa vigente
    • Artículo 7  Inventario de procedimientos
    • Artículo 8  Modelos de solicitud
    • Artículo 9  Modelos genéricos, de solicitud u otros, a disposición de la ciudadanía
  • SECCIÓN 3.  Documentación en poder de la Administración
    • Artículo 10  Comunicación Identificativa de la documentación en poder de la Administración
  • SECCIÓN 4.  Catálogo de Simplificación Documental
    • Artículo 11  Catálogo de Simplificación Documental
    • Artículo 12  Contenido
    • Artículo 13  Gestión del catálogo
    • Artículo 14  Consulta y publicidad
  • SECCIÓN 5.  Carpeta Documental Ciudadana
    • Artículo 15  Carpeta Documental Ciudadana
    • Artículo 16  Estructura
    • Artículo 17  Aportación de documentos por parte de la ciudadanía
    • Artículo 18  Aportación de documentos por parte de las administraciones
    • Artículo 19  Gestión de la Carpeta Documental Ciudadana
  • SECCIÓN 6.  Otras medidas de simplificación
    • Artículo 20  Aportación de documentación por medios electrónicos
    • Artículo 21  Aportación diferida de documentación
    • Artículo 22  Procedimientos de inicio de actividad mediante declaración responsable
• CAPÍTULO III.  Medidas administrativas
  • Artículo 23  Principios de actuación en la tramitación de los procedimientos administrativos
  • Artículo 24  Colaboración administrativa
  • Artículo 25  Impulso de la comunicación electrónica
  • Artículo 26  Elaboración y revisión normativa
• CAPÍTULO IV.  Aportación al expediente de documentos y comprobación de datos no exigibles a la ciudadanía
  • Artículo 27  Tramitación administrativa de la documentación no exigible
  • Artículo 28  Sistema simplificado de comprobación
  • Artículo 29  Discrepancias
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposición transitoria única  Procedimientos iniciados antes de la entrada en vigor
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • Disposición derogatoria única
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición final primera  Habilitación normativa
  • Disposición final segunda  Comunicación sobre la configuración de los registros y el acceso electrónico
  • Disposición final tercera  Adaptación de las aplicaciones informáticas
  • Disposición final cuarta  Entrada en vigor
• ANEXO 1 . Modelo de Comunicación Identificativa de la documentación en poder de la Administración
• ANEXO 2 . Catálogo de simplificación documental
• ANEXO 3 . Modelo de Declaración Responsable de Veracidad de los datos aportados

Artículo 1 Objeto y finalidad

1. Este decreto tiene por objetivo adoptar medidas de simplificación documental en los procedimientos administrativos y suprimir la obligación de aportar una determinada documentación o de sustituirla, si procede, por declaraciones responsables.

2. Su finalidad es mejorar la calidad de los servicios prestados por la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y, en particular, contribuir a hacer efectivo el derecho de la ciudadanía a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate o que ya se encuentren en poder de la Administración, establecido en el artículo 35 f de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 37.2 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de Régimen Jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, y de utilizar medios electrónicos para recabar esta información o documentación de acuerdo con el artículo 6.2 b de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

3. Para la aplicación de lo que prevé este decreto se tendrán en cuenta los principios del artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

1. Este decreto es aplicable a los procedimientos y actuaciones que sean competencia de los órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, sus organismos autónomos y todos los entes que integran el sector público instrumental cuando ejerzan potestades administrativas, a excepción de los procedimientos tributarios, y actuaciones de aplicación de tributos, que se regirán por su normativa específica.

En el supuesto de los procedimientos de contratación administrativa, será de aplicación siempre que no contradiga la normativa básica aplicable.

2. En todos los supuestos, la accesibilidad a los documentos y a los datos estará limitada estrictamente a aquellos documentos y datos requeridos a los ciudadanos para tramitar y resolver los procedimientos y actuaciones que sean competencia de la respectiva Administración, de acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 3 Protección de datos de carácter personal y consentimiento de las personas interesadas en el tratamiento de estos datos

1. Lo que establece este decreto se tiene que aplicar siempre de conformidad con lo que prevé la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y el resto de normativa de desarrollo, y sin perjuicio de las excepciones que se puedan prever en una norma con rango de ley.

2. Cuando la documentación no exigible afecte a datos de carácter personal, será necesario que la persona interesada consienta que sus datos o documentos puedan ser consultados y comprobados por el órgano instructor, haciendo constar este consentimiento, expresamente, en la solicitud de iniciación del procedimiento o en cualquier otra comunicación posterior.

3. Cuando la persona interesada no otorgue su consentimiento expreso para hacer las consultas oportunas, estará obligada a aportar la documentación que contenga sus datos. Si no lo aporta, la Administración le requerirá la documentación en los términos que establece el artículo 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 4 Documentos no exigibles

La Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears no podrá exigir a la ciudadanía la presentación de documentación cuando concurra alguno de los supuestos que se describen a continuación:

• a) Que la aportación de los documentos no se considere obligatoria en la norma reguladora del procedimiento correspondiente.
• b) Que, a pesar de ser obligatoria la aportación:
  • 1º) El documento se encuentre en poder de la Administración autonómica o se pueda comprobar la información por técnicas telemáticas. En el primer caso es necesario que la persona interesada identifique el expediente en el cual se encuentra el documento. No obstante, en el supuesto de los documentos que se conserven sólo en papel y hayan transcurrido más de cinco años desde la finalización del procedimiento, la Administración podrá solicitar, si es necesario, la aportación de la documentación a la persona interesada.

    En el supuesto de la obligación de certificación de datos es suficiente que la persona interesada identifique el registro de la Administración autonómica donde constan. Asimismo, en todos los supuestos en que se pueda comprobar por técnicas telemáticas, será suficiente que la persona interesada informe del código seguro de verificación. A este efecto, podrá utilizar la Comunicación Identificativa que regula el artículo 10 de este decreto.

  • 2º) Los documentos consten en el Catálogo de Simplificación Documental, regulado en la sección 4ª de este capítulo, y, en consecuencia, se haya suprimido o sustituido su presentación por una declaración responsable.
  • 3º) Los documentos estén incorporados a la Carpeta Documental regulada en la sección 5ª de este capítulo.

Artículo 5 Excepciones

No obstante lo que establece el artículo anterior, se podrá exigir la presentación de los documentos a que se hace referencia en los supuestos siguientes:

• a)  En los procedimientos en que la documentación acreditativa se tenga que presentar en la Administración en un sobre cerrado, a efectos de comprobarla y verificarla en actos formales o públicos de apertura de sobres, excepto que se hayan habilitado medios que permitan comprobarla o verificarla en el desarrollo de estos actos.
• b)  En los procedimientos derivados de las funciones inspectoras, de supervisión y control, de investigación y de instrucción de los órganos que las tengan atribuidas, siempre que esté justificado y para llevar a cabo su finalidad, de acuerdo con la normativa específica vigente.

Artículo 6 Información general sobre la normativa vigente

1. La información sobre la normativa vigente estará a disposición de las personas interesadas en la web de los respectivos órganos, en cada caso, de la Administración de la Comunidad Autónoma y de los entes del sector público instrumental que de ella dependen cuando ejerzan potestades administrativas.

2. La relación normativa incluirá las modificaciones normativas, indicará el boletín oficial de publicación y, siempre que sea posible, el enlace electrónico.

Cuando las normas hayan tenido diversas modificaciones, se podrá incluir la versión refundida a efectos de facilitar la claridad formal y, si son especialmente complejas o relacionadas con otras normas, textos con los comentarios necesarios para una comprensión correcta por parte de la ciudadanía.

3. Los órganos de la Comunidad Autónoma, sus organismos autónomos y el resto de entes que integran el sector público instrumental cuando ejerzan potestades administrativas, mantendrán actualizada la información sobre la normativa vigente que afecta a sus funciones, la cual ha de servir para elaborar el inventario de los procedimientos derivados de la mencionada normativa al que se refiere el siguiente artículo.

Artículo 7 Inventario de procedimientos

1. El inventario de procedimientos es la relación automatizada de los diferentes procedimientos administrativos de los cuales es competente la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. Incluye los datos identificativos básicos de los procedimientos al efecto de que las personas interesadas puedan acceder a esta información, para lo cual tiene que estar a disposición de la ciudadanía en la sede electrónica dentro de la web de la Comunidad Autónoma (<www.caib.es>).

2. El inventario de procedimientos contendrá, como mínimo, la identificación del procedimiento, las normas en que se concreta la regulación, los requisitos y la documentación requerida, los plazos máximos de resolución y notificación, los efectos del silencio administrativo y el órgano competente para resolverlos. Asimismo, incluirá los modelos adecuados de solicitud de inicio y otros que puedan facilitar la tramitación del procedimiento, así como la información sobre los documentos que, a pesar de ser obligatorios de acuerdo con la normativa vigente, pueden quedar exentos de presentación, de acuerdo con lo que prevé este decreto.

3. Los órganos de la Comunidad Autónoma, sus organismos autónomos y demás entes que integran el sector público instrumental que ejerzan potestades administrativas deberán actualizar la información normativa y los datos del inventario de procedimientos, incluida la documentación requerida y, si procede, los modelos documentales, en un plazo no superior a un mes desde la entrada en vigor de la norma o de su modificación.

Artículo 8 Modelos de solicitud

1. La Administración definirá los modelos que pueden utilizar las personas interesadas en la tramitación de los procedimientos administrativos, en los que no se puede exigir más información que la estrictamente necesaria para el desarrollo del procedimiento que corresponda.

2. El inventario de procedimientos incluirá los modelos de solicitud en soporte digital y, siempre que sea posible, han de ser susceptibles de presentación telemática.

3. El modelo de solicitud tendrá el siguiente contenido:

• a) Identificación del procedimiento vinculado claramente al objeto de la solicitud, que ha de coincidir con la identificación que conste en el inventario de procedimientos.
• b) Datos identificativos de la persona solicitante y, en su caso, de quien sea el representante, que resulten estrictamente necesarios de acuerdo con el procedimiento o que los requiera la normativa reguladora.
• c) Datos relativos a la solicitud donde la persona interesada concrete claramente la petición de la solicitud, los hechos y las razones en que se fundamenta.
• d) Documentación requerida por la normativa vigente o aportada por la persona interesada. A este efecto se establecerán los apartados necesarios para poder señalar la posibilidad de no presentar la documentación establecida en la normativa vigente, de acuerdo con lo que prevé este decreto, e indicar los documentos que, aunque no sean requeridos normativamente, la persona interesada quiera aportar al procedimiento.
• e) Identificación del lugar y el medio preferente que se señale para las notificaciones.
• f) Cláusula relativa a la prestación o no de consentimiento expreso de la persona interesada para que la Administración recabe los datos necesarios para la tramitación del expediente de otros órganos o entes. De no quedar constancia de la mencionada autorización, las personas interesadas tendrán que presentar estos documentos o certificados.
• g) Cláusula correspondiente al tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en el formulario, la finalidad para la cual se recaben y el derecho de acceso, oposición, rectificación y cancelación de datos, de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y el resto de normativa de desarrollo.
• h) Lugar y fecha de la solicitud, firma de la persona solicitante o la acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio, e identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la cual se dirige la solicitud.
• i) Espacio para la firma de la persona solicitante o la acreditación de autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.

Artículo 9 Modelos genéricos, de solicitud u otros, a disposición de la ciudadanía

1. La Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears publicará, en la forma prevista en el apartado 3 de este artículo, un modelo genérico de solicitud de inicio de procedimientos para que la persona interesada lo pueda utilizar en caso de que no identifique el procedimiento de entre los incluidos en el inventario de procedimientos administrativos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

2. Asimismo, se facilitarán modelos relativos a los trámites comunes y habituales en los procedimientos administrativos, como pueden ser la respuesta a un requerimiento, la aceptación de la concesión de una subvención o la presentación complementaria de datos y documentos telemáticos.

3. Los modelos a disposición de la ciudadanía, sin perjuicio de que estén a su alcance en soporte papel en los registros de las consejerías u órganos, se publicarán en soporte digital en la sede electrónica y, siempre que sea posible, han de ser susceptibles de presentación telemática.

Artículo 10 Comunicación Identificativa de la documentación en poder de la Administración

1. La Comunicación Identificativa es el documento suscrito por la persona interesada donde se identifica la documentación que no se presenta en un procedimiento o actuación porque ya obra en poder de la Administración o porque los datos correspondientes se pueden comprobar por técnicas telemáticas. A este efecto, se señalará el expediente, el registro, la base de datos o similar donde consta, siempre que no haya transcurrido el plazo de cinco años a que se refiere el artículo 4 de este decreto.

Asimismo, puede incluir, en todos los supuestos, el código seguro de verificación que permite el acceso y la comprobación del documento por técnicas telemáticas.

2. En la Comunicación Identificativa tienen que figurar:

• a)  La identificación del documento no presentado.
• b)  La identificación del expediente, registro o similar donde se encuentra el documento no presentado o los datos correspondientes, con indicación del número o referencia concreta o, en su caso, el código seguro de verificación del documento.
• c)  El órgano o la entidad competente que custodia, en su caso, el registro o el expediente donde obra el documento o los datos.
• d)  La autorización expresa para que los datos o los documentos que no se presentan puedan ser recabados, en su caso, por el órgano gestor mediante transmisiones telemáticas o certificaciones de tal naturaleza que las sustituyan, bien de la misma Administración o bien de otra con la cual se haya establecido mediante convenio de colaboración. De no quedar constancia de la autorización mencionada, las personas interesadas tendrán que presentar estos documentos o certificados.

3. A los efectos de facilitar la tarea de recabar o comprobar los documentos y acelerar la tramitación del expediente, cuando el documento se encuentre en diversos expedientes u organismos la persona interesada tiene que informar de la localización, si es posible, por el siguiente orden de preferencia:

• a)  En la Carpeta Documental Ciudadana.
• b)  En el mismo órgano al cual se dirige.
• c)  En la misma consejería del órgano al cual se dirige.
• d)  En la Administración de la Comunidad Autónoma.
• e)  En otra administración pública, con la cual la Administración de la Comunidad Autónoma haya establecido convenios de interoperabilidad respecto de los datos o del documento.

4. Cuando el documento o los datos figuren en el Catálogo de Simplificación Documental, no será necesaria la Comunicación Identificativa a que hace referencia este artículo.

5. A los efectos de facilitar a las personas interesadas la Comunicación Identificativa, se adjunta un modelo general en el anexo 1 de este decreto. No obstante, los órganos competentes para la tramitación de los procedimientos pueden establecer otros modelos y publicarlos mediante sistemas telemáticos en el inventario de procedimientos de acuerdo con el artículo 7.

Artículo 11 Catálogo de Simplificación Documental

1. El Catálogo de Simplificación Documental, creado por la Ley 4/2011, de 31 de marzo, es la relación de documentos cuya obligación de aportación queda suprimida o sustituida por la presentación de una declaración responsable, teniendo en cuenta la posibilidad de la Administración de obtenerlos por medios telemáticos facilitados por la interoperabilidad de los sistemas.

2. El Catálogo abarca los documentos que figuran en el anexo 2 en el momento de su entrada en vigor, con la obligación de ampliarlo y actualizarlo de manera permanente.

Artículo 12 Contenido

1. Al efecto de que la persona interesada conozca de donde se extraerán los datos, el Catálogo de Simplificación Documental ha de informar de los registros o ficheros concretos en que aparecen los documentos o los datos a los cuales la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears puede acceder por haber firmado el correspondiente convenio con el ente competente.

2. Asimismo, el Catálogo de Simplificación Documental recoge la relación de los certificados o acreditaciones que se sustituyen por la presentación de una declaración responsable de veracidad de los datos aportados y la posibilidad de presentar, si es necesario, el documento acreditativo.

3. Al efecto de facilitar a las personas interesadas la declaración responsable de veracidad de los datos aportados, se adjunta un modelo general en el anexo 3 de este decreto, que estará a disposición de la ciudadanía de acuerdo con lo que establece el artículo 9.3.

4. La falta de aportación de la declaración responsable de veracidad dará lugar, si procede, al requerimiento de la documentación a la persona interesada, de conformidad con lo que prevé el artículo 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 13 Gestión del catálogo

La gestión del Catálogo de Simplificación Documental corresponde a la Dirección General de Función Pública, Administraciones Públicas y Calidad de los Servicios, competente en materia de simplificación administrativa, la cual lo coordinará e impulsará su ampliación. La inclusión en el Catálogo de nuevos documentos o certificaciones se efectuará mediante una orden del titular de la consejería competente en materia de simplificación administrativa, de oficio o a propuesta de las consejerías competentes en la materia afectada.

Artículo 14 Consulta y publicidad

1. El Catálogo de Simplificación Documental se podrá consultar en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

2. Igualmente, se pondrá a disposición de la ciudadanía en las oficinas de información y de registro de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y en el servicio telefónico 012.

Artículo 15 Carpeta Documental Ciudadana

1. Se crea la Carpeta Documental Ciudadana como archivo documental interadministrativo de carácter electrónico, donde la ciudadanía deposita documentos al efecto de utilizarlos en procedimientos administrativos, a disposición de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears o de otras administraciones con las cuales ésta suscriba los correspondientes convenios.

2. Las personas físicas y jurídicas pueden incorporar voluntariamente a la Carpeta Documental Ciudadana los documentos que se les haya requerido, o que consideren que se les pueda requerir, en los procedimientos administrativos que inicien o que puedan iniciar o en los que sean o puedan ser parte interesada.

Artículo 16 Estructura

1. Cada persona física o jurídica podrá solicitar disponer de una Carpeta Documental Ciudadana de carácter electrónico, donde incorporar documentos, de acuerdo con lo que establecerá la orden de desarrollo que prevé el artículo 19. Esta carpeta tendrá un código identificativo donde se agrupen los documentos que esta persona incorpore.

2. Una vez creada la carpeta electrónica con el código identificativo correspondiente, la persona interesada puede añadir la documentación que considere adecuada en relación con el objeto y la finalidad del Archivo Documental Interadministrativo. Igualmente ha de velar, bajo su responsabilidad, para que los documentos incorporados sean los vigentes y solicitar la supresión de los que contengan datos desfasados o incorrectos.

3. Todos los documentos que se añadan al Archivo Documental Interadministrativo dispondrán de un código seguro de verificación que permita comprobar su integridad mediante el acceso a la sede electrónica del Gobierno de las Illes Balears.

Artículo 17 Aportación de documentos por parte de la ciudadanía

1. Los documentos que se aporten a la Carpeta Documental Ciudadana serán objeto de copia electrónica mediante la digitalización que garantice la autenticidad, la integridad y la conservación del documento. A este efecto, el personal de los servicios de registro de entrada de documentos, u otro personal con funciones equivalentes, hará la compulsa electrónica del documento que presente la persona interesada mediante escaneado y firma con su certificado digital de compulsa.

2. La documentación aportada a la Carpeta Documental Ciudadana puede estar redactada en cualquiera de las lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma.

3. Cuando la persona interesada aporte documentos en otras lenguas tendrá que presentar, a su vez, la traducción oficial de los textos en cualquiera de las lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma. En este supuesto, los dos documentos formarán parte del mismo archivo electrónico.

Artículo 18 Aportación de documentos por parte de las administraciones

A efectos de facilitar la tramitación de los expedientes de diversos órganos de la Administración autonómica o de otras administraciones, reduciendo así las cargas administrativas de los ciudadanos y las empresas:

• a)  La Carpeta Documental Ciudadana permitirá, a petición de la persona interesada, formulada preferentemente al inicio del procedimiento, que los mismos órganos administrativos incorporen resoluciones o informes. Si el documento ha sido generado en papel o no dispone de un código seguro de verificación, se hará la compulsa electrónica mediante escaneado y firma de la copia digital con su certificado digital de compulsa.
• b)  La persona interesada ha de autorizar al responsable de la custodia del archivo donde se encuentra la carpeta para que las administraciones que hayan suscrito el convenio de colaboración correspondiente con la Administración autonómica puedan acceder a los documentos que constan en la Carpeta Documental Ciudadana para poder tramitar los procedimientos de que se trate. Esta autorización se hará mediante la Comunicación Identificativa de la documentación en poder de la Administración. Alternativamente, la autorización se considerará realizada cuando la persona interesada facilite directamente el código seguro de verificación del documento a otras administraciones.

Artículo 19 Gestión de la Carpeta Documental Ciudadana

La persona titular de la Consejería de Administraciones Públicas, competente en materia de simplificación administrativa, regulará, mediante una Orden, la gestión y organización del Archivo Documental Interadministrativo que contenga las carpetas documentales y las medidas para garantizar la seguridad de la documentación y de los datos que constan en las mismas.

Artículo 20 Aportación de documentación por medios electrónicos

Los procedimientos administrativos susceptibles de ser iniciados o tramitados, total o parcialmente, de forma electrónica, no comportarán la obligación de presentar originales ni copias compulsadas en papel de la documentación ya aportada en formato digital.

No obstante, y de acuerdo con el artículo 35 de la Ley 11/2007, con carácter excepcional, cuando la Administración no pueda comprobar o cotejar directamente el contenido del documento aportado con el original, podrá requerir a la persona interesada la exhibición del documento original.

Artículo 21 Aportación diferida de documentación

1. En los procedimientos de concurrencia competitiva, se podrá eximir a las personas interesadas de aportar inicialmente cualquier documento mediante la sustitución por una declaración responsable, sin perjuicio de la posterior presentación o acreditación de los documentos, en el supuesto de obtener una propuesta de resolución favorable, en los plazos establecidos en las normas de la convocatoria correspondiente.

2. El requerimiento para presentar o acreditar la documentación se hará antes de la resolución definitiva y, preferentemente, después de la propuesta de resolución.

3. Vista la posibilidad de que alguna persona interesada no reúna los requisitos establecidos o no presente la documentación, los órganos competentes podrán proponer una lista de personas interesadas suplentes.

Artículo 22 Procedimientos de inicio de actividad mediante declaración responsable

A los efectos de facilitar la instrucción de procedimientos posteriores o complementarios, como pueden ser los de inspección o comprobación o de inscripción en registros administrativos, en los procedimientos iniciados a solicitud de la persona interesada mediante una declaración responsable o una comunicación previa, definidos en el artículo 45 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, ésta podrá adjuntar la Comunicación Identificativa prevista en el artículo 10 de este decreto.

Artículo 23 Principios de actuación en la tramitación de los procedimientos administrativos

Los órganos competentes velarán por la efectiva aplicación de lo que disponen el artículo 4 y el capítulo IV sobre los documentos no exigibles, procurando especialmente que este hecho no suponga un retraso en la tramitación de los procedimientos por parte de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

Artículo 24 Colaboración administrativa

1. El Gobierno de las Illes Balears fomentará la suscripción de convenios de colaboración u otros instrumentos adecuados con el resto de administraciones públicas para impulsar las actuaciones jurídicas, organizativas y tecnológicas necesarias para hacer efectivos los intercambios de datos entre administraciones.

2. Asimismo, el Gobierno de las Illes Balears impulsará la suscripción de convenios de colaboración con otras administraciones públicas a efectos de ampliar el contenido del Catálogo de Simplificación Documental y de permitir el acceso a la Carpeta Documental Ciudadana al resto de administraciones del ámbito balear para tramitar sus procedimientos, de acuerdo con lo que establecen las secciones 4ª y 5ª del capítulo II.

Artículo 25 Impulso de la comunicación electrónica

1. Las comunicaciones interorgánicas e interadministrativas derivadas de la aplicación de este decreto se harán, preferentemente, por medios electrónicos, de acuerdo con el artículo 20 del Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

2. Las diferentes actuaciones entre los órganos administrativos, como la petición de documentación o las comunicaciones o las convocatorias de reuniones, se harán preferentemente mediante una comunicación electrónica a la dirección de correo electrónico, con confirmación de recepción, que cada órgano tendrá asignada al efecto correspondiente.

3. Toda la documentación necesaria se enviará a las personas destinatarias mediante ficheros adjuntos a las comunicaciones electrónicas con confirmación de recepción. La recepción de estas comunicaciones por sus destinatarios se hará constar en el expediente mediante una diligencia de la persona funcionaria que instruya el procedimiento o que haya recibido la comunicación.

4. Las relaciones entre las administraciones se ajustarán al principio de cooperación en la utilización de medios electrónicos por parte de las administraciones públicas en los términos establecidos en el artículo 4 e de la Ley 11/2007.

Artículo 26 Elaboración y revisión normativa

1. Las propuestas de disposiciones administrativas de carácter general y los anteproyectos de ley que regulen o modifiquen procedimientos administrativos han de suprimir la obligación de aportar una determinada documentación en los términos que establece este decreto o sustituir, en la medida en que sea posible, la obligación de aportar documentación por parte de las personas interesadas por la utilización de una declaración responsable, con posibilidad de comprobación posterior.

2. La Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears evaluará de manera sistemática las normas vigentes para analizar las posibilidades de simplificación documental en los términos que se indican en el apartado anterior y en el marco de los estudios de reducción de cargas administrativas.

3. Igualmente, las administraciones tienen que velar por impulsar la tramitación telemática de todos los procedimientos administrativos de los cuales sean competentes, con la finalidad de reducir los plazos de tramitación y de resolución de los procedimientos.

4. En la sede electrónica de la CAIB se debe publicar y mantener actualizada la relación de normas vigentes con las correspondientes versiones consolidadas y la normativa afectada. Esta relación puede establecer enlaces con la normativa publicada en el Boletín Oficial de las Illes Baleares o en los textos publicados por los órganos de la Comunidad Autónoma de acuerdo con el artículo 6 de este decreto.

Artículo 27 Tramitación administrativa de la documentación no exigible

1. La obtención de la documentación de donde se encuentra y la comprobación de los datos necesarios para tramitar un procedimiento administrativo, no aportados de acuerdo con el apartado b del artículo 4, se hará de oficio antes de formular la propuesta de resolución del procedimiento y, en cualquier caso, con carácter previo a la resolución. El órgano administrativo a quien corresponde la comprobación de los datos será el que la normativa reguladora del correspondiente procedimiento determina como encargado de recabar la documentación o los datos exigidos para tramitarlo.

2. En los procedimientos en los que, para tramitarlos, sea imprescindible acreditar de manera fehaciente los datos, los documentos no electrónicos o sin identificación del código seguro de verificación, se comprobarán mediante el siguiente sistema:

• a)  Cuando se trate de documentos originales o copias autenticadas, entregados antes por las personas interesadas a cualquier órgano o unidad de la Administración autonómica, estos órganos o unidades tienen que enviar al órgano gestor o instructor que se los solicite una copia en formato electrónico, preferentemente, o en fax electrónico, que tendrá plena validez en el procedimiento.
• b)  Cuando se trate de documentos o datos que se encuentren en registros o bases de datos administrativas de acceso electrónico, como carnés, títulos, autorizaciones, permisos, o, en general, datos de personas físicas o jurídicas, instalaciones, establecimientos u otros, expedidos o resueltos por órganos de la Administración autonómica en el ejercicio de sus competencias, el órgano gestor o instructor ha de recabar la documentación o los datos mediante el acceso electrónico directo a los registros o bases correspondientes, o solicitarla al órgano o persona autorizada. La verificación de estos datos de manera telemática tiene que quedar acreditada en el expediente mediante una diligencia o anotación expedida por la persona funcionaria que la lleve a cabo.
• c)  Cuando se trate de informes o resoluciones administrativas de cualquier índole que hayan sido evacuados por órganos o unidades de la Administración autonómica, a requerimiento del órgano gestor o instructor, estos mismos órganos o unidades enviarán una copia en formato electrónico, preferentemente, o fax electrónico, que tendrá plena validez en el procedimiento.

3. El resultado de las mencionadas comprobaciones tiene el mismo valor probatorio que la aportación de la copia compulsada del documento acreditativo de los datos solicitados como necesarios en el procedimiento administrativo.

Artículo 28 Sistema simplificado de comprobación

1. No obstante lo previsto en el artículo anterior, a menos que lo prohíba la legislación vigente, se podrá hacer la verificación de datos de forma simplificada mediante una diligencia del órgano instructor o, en su caso, de una persona funcionaria, siempre que los datos se hayan comprobado anteriormente por el mismo órgano o funcionario, adjuntando la copia del documento, si es necesario, o manifestándolo bajo su responsabilidad mediante una diligencia.

2. El sistema simplificado de comprobación tiene el carácter de preferente en el supuesto de documentos que se encuentren en poder del mismo órgano o consejería.

Artículo 29 Discrepancias

Si hubiera alguna discrepancia entre la comprobación realizada y los datos facilitados por la persona interesada, o fuera procedente aclarar algún aspecto de los datos, el órgano competente para comprobarlos estará facultado para realizar las actuaciones procedentes a través del requerimiento, de acuerdo con lo que dispone el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en los términos de la normativa específica aplicable en cada caso.

Disposición transitoria única Procedimientos iniciados antes de la entrada en vigor

Siempre que sea compatible y no suponga perjuicio o retraso en la tramitación, la supresión de la obligación de aportar los documentos previstos en este decreto, así como la sustitución de las certificaciones por declaraciones responsables de las personas interesadas, serán aplicables a los procedimientos iniciados con anterioridad a su entrada en vigor.

Disposición derogatoria única

Quedan derogadas las disposiciones normativas de igual o inferior rango que se opongan a lo que dispone este decreto o lo contradigan.

Disposición final primera Habilitación normativa

Se faculta al titular de la Consejería de Administraciones Públicas, como competente en materia de simplificación administrativa, para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo de este decreto.

La Orden de desarrollo de la Carpeta Documental Ciudadana, de acuerdo con el artículo 19, se tendrá que aprobar en un plazo no superior a tres meses desde la entrada en vigor de este decreto.

Disposición final segunda Comunicación sobre la configuración de los registros y el acceso electrónico

Los órganos competentes de las consejerías a los cuales estén adscritos los registros tienen que comunicar, al resto de órganos de la Administración autonómica y de los organismos públicos vinculados o dependientes, la configuración, las características, los requisitos y los procedimientos para acceder electrónicamente a la información de que dispongan.

Disposición final tercera Adaptación de las aplicaciones informáticas

1. La actualización inicial de los procedimientos inventariados de acuerdo con el artículo 7 y de la publicación de la normativa prevista en el artículo 6 se ha de completar en un plazo no superior a dos meses desde la entrada en vigor de este decreto.

2. Una aplicación informática tiene que facilitar la presentación de la información de forma sistemática y sencilla y permitir la inclusión de los modelos y las medidas derivadas de la simplificación documental previstas en este decreto.

Disposición final cuarta Entrada en vigor

Este decreto entrará en vigor en el plazo de tres meses a partir del día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears.